DIV-consultant 32u/w
Volgnummer: 110685
Publicatiedatum: 18-12-2025
Locatie: UTRECHT
Standplaats: UTRECHT
Duur: 02-02-2026 - 02-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 02-01-2026
Opdrachtbeschrijving
Het onderzoek zal uit twee fasen bestaan: (A) Het komen tot een goed archiefbeleid dat als input kan dienen voor een te selecteren DMS en (B) op basis van eisen en wensen te komen tot een verkennend marktonderzoek en vervolgens een selectie van DMS dat vervolgens binnen RN geïmplementeerd gaat worden.
Opdracht tot Onderzoek
• Een overzicht van vigerende archiefwetgeving van toepassing zijn op RN (op documentsoort X is bewaartermijn Y van toepassing).
• Een passend beleidsdocument “archiefbeleid RN”.
• Een voorstel voor de organisatorische inrichting.
• Een migratievoorstel om te komen van de huidige situatie naar een geïmplementeerd archiefbeleid inclusief borging.
• Een geschetste aanpak van het vervolgtraject (fase B) om te komen tot een implementatie van een DMS binnen RN inclusief een inschatting in doorlooptijd en kosten.
• Een document “eisen en wensen DMS” voorvloeiend uit het onderzoek.
Achtergrond opdracht
RN kampt met een gebrek aan georganiseerd documentbeheer. Dit betekent dat digitale documenten verspreid en moeilijk te vinden zijn en niet efficiënt beheerd worden. Een Document Management Systeem (DMS) kan hierbij helpen door een gestructureerde aanpak te bieden voor het vastleggen, beheren en opslaan van digitale documenten.
Een DMS biedt toegangscontroles en gebruikersrechten. Hierdoor kunnen alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot specifieke documenten. Gevoelige informatie, geclassificeerd als vertrouwelijk en/of niet-openbaar blijft veilig. Door gestructureerd documentbeheer kunnen medewerkers hun tijd efficiënter besteden. Ze hoeven niet te zoeken naar verloren documenten en kunnen zich richten op hun kerntaken en een DMS vergemakkelijkt samenwerking doordat teams documenten kunnen delen, bewerken en feedback kunnen geven.
Bij het beschouwen van de verschillende oplossingen in het kader van een DMS, zal er tevens gekeken moet worden naar wat ons document-/archiefbeleid is, als input voor het selecteren van een oplossing.
Functie-eisen:
Aantoonbare ervaring met het opstellen van archiefbeleid binnen een semi-overheidorganisatie (minimaal 2 jaar).
Kennis van archiefwetgeving in relatie tot politie/reclassering.
Kennis van documentaire informatievoorziening, archiefwet en bewaartermijnen.
Ervaring met het definiëren van eisen en wensen voor een aanbesteding Document Management Systeem.
Wensen:
Ruime kennis van documentaire informatievoorziening.
Ruime kennis van de archiefwet.
Ruime kennis van bewaartermijnen.
Ervaring met het opstellen van archiefbeleid.
Ervaring met het definiëren van eisen en wensen t.b.v. een aanbesteding Document Management Systeem. Solliciteer nu!
Duur: 02-02-2026 - 02-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 02-01-2026
Opdrachtbeschrijving
Het onderzoek zal uit twee fasen bestaan: (A) Het komen tot een goed archiefbeleid dat als input kan dienen voor een te selecteren DMS en (B) op basis van eisen en wensen te komen tot een verkennend marktonderzoek en vervolgens een selectie van DMS dat vervolgens binnen RN geïmplementeerd gaat worden.
Opdracht tot Onderzoek
• Een overzicht van vigerende archiefwetgeving van toepassing zijn op RN (op documentsoort X is bewaartermijn Y van toepassing).
• Een passend beleidsdocument “archiefbeleid RN”.
• Een voorstel voor de organisatorische inrichting.
• Een migratievoorstel om te komen van de huidige situatie naar een geïmplementeerd archiefbeleid inclusief borging.
• Een geschetste aanpak van het vervolgtraject (fase B) om te komen tot een implementatie van een DMS binnen RN inclusief een inschatting in doorlooptijd en kosten.
• Een document “eisen en wensen DMS” voorvloeiend uit het onderzoek.
Achtergrond opdracht
RN kampt met een gebrek aan georganiseerd documentbeheer. Dit betekent dat digitale documenten verspreid en moeilijk te vinden zijn en niet efficiënt beheerd worden. Een Document Management Systeem (DMS) kan hierbij helpen door een gestructureerde aanpak te bieden voor het vastleggen, beheren en opslaan van digitale documenten.
Een DMS biedt toegangscontroles en gebruikersrechten. Hierdoor kunnen alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot specifieke documenten. Gevoelige informatie, geclassificeerd als vertrouwelijk en/of niet-openbaar blijft veilig. Door gestructureerd documentbeheer kunnen medewerkers hun tijd efficiënter besteden. Ze hoeven niet te zoeken naar verloren documenten en kunnen zich richten op hun kerntaken en een DMS vergemakkelijkt samenwerking doordat teams documenten kunnen delen, bewerken en feedback kunnen geven.
Bij het beschouwen van de verschillende oplossingen in het kader van een DMS, zal er tevens gekeken moet worden naar wat ons document-/archiefbeleid is, als input voor het selecteren van een oplossing.
Functie-eisen:
Aantoonbare ervaring met het opstellen van archiefbeleid binnen een semi-overheidorganisatie (minimaal 2 jaar).
Kennis van archiefwetgeving in relatie tot politie/reclassering.
Kennis van documentaire informatievoorziening, archiefwet en bewaartermijnen.
Ervaring met het definiëren van eisen en wensen voor een aanbesteding Document Management Systeem.
Wensen:
Ruime kennis van documentaire informatievoorziening.
Ruime kennis van de archiefwet.
Ruime kennis van bewaartermijnen.
Ervaring met het opstellen van archiefbeleid.
Ervaring met het definiëren van eisen en wensen t.b.v. een aanbesteding Document Management Systeem. Solliciteer nu!