Projectmedewerker Archief 36u/w
Volgnummer: 121286
Publicatiedatum: 07-04-2026
Locatie: LEIDEN
Standplaats: LEIDEN
Duur: 08-05-2026 - 07-05-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 10-04-2026
Wij zijn op zoek naar een tijdelijke kracht voor de gemeente Zoeterwoude die zich projectmatig bezighoudt met het informatie- en archiefbeheer van de gemeente. Zoeterwoude zoekt iemand met de juiste slagkracht en ervaring die ervoor zorgt dat het bestaande archief zorgvuldig en volledig kan worden overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats.
Samen met de afdelingscoördinator zorg je ervoor dat het archief in goede, geordende en toegankelijke staat wordt overgebracht. Als Senior Medewerker DIV houd je je bezig met de overdracht van het archief, zowel fysiek als digitaal binnen het zaaksysteem JOIN. Je bent verantwoordelijk voor het gehele traject: van voorbereiding en bewerking tot en met de daadwerkelijke overdracht.
Binnen deze verantwoordelijkheid stel je een Archiefbewerkingsplan (ABP) op als leidraad voor de uitvoering van de werkzaamheden. Daarnaast draag je zorg voor het opstellen van de formele documenten die bij de overbrenging horen, waaronder een Akte van Overbrenging en een Verklaring van Overbrenging. Voor archiefbescheiden die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, stel je een Proces-Verbaal van Vernietiging op.
Alle te archiveren dossiers worden door jou inhoudelijk bewerkt conform de geldende archiefwet- en regelgeving. Tevens zorg je ervoor dat de dossiers fysiek gereed worden gemaakt voor duurzame opslag, waaronder het gebruik van geschikte archiefomslagen en het inbinden met keperband. Daarnaast zorg je voor een volledige en correcte beschrijving van alle dossiers in een gestructureerd CSV-bestand, ten behoeve van een zorgvuldige overdracht en toekomstige raadpleegbaarheid.
Het betreft een opdracht die al enkele jaren loopt en vraagt om een concrete afronding van de werkzaamheden binnen een termijn van ongeveer anderhalf jaar.
Om deze functie goed uit te kunnen voeren is het belangrijk dat je beschikt over ruime ervaring met werken binnen gemeenten en het vakgebied DIV. Kennis van het zaaksysteem JOIN is een vereiste.
Je bent een aanpakker, slagvaardig en communicatief sterk. Je bent in staat om zelfstandig te werken en planmatig te opereren. Je voert de opdracht zelfstandig uit; er is geen directe collega binnen deze rol. De werkzaamheden vinden plaats onder verantwoordelijkheid van het Cluster Bedrijfsvoering. De reguliere IBA-werkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van het team IBA van de regiogemeente Leiden.
eisen
•
• De kandidaat heeft Kennis en werkervaring in het bewerken en schonen van analoog archief.
• De kandidaat beschikt over kennis en werkervaring in het organiseren van de overdracht van archieven volgens de Archiefwet en naar een archiefbewaarplaats.
• Uiterlijke startdatum op 8 mei 2026.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring binnen de Documentaire Informatievoorziening (DIV)-afdeling van een gemeentelijke organisatie.
• De kandidaat werkervaring in projecten, van opzetten, uitvoeren tot nazorg.
Gunningscriteria
Inschrijver dient een CV en Beantwoording Gunningscriteria in, waarin de opleiding(en), werkervaring en toelichting van de aangeboden kandidaat staat beschreven. De aanbestedende dienst wenst in deze documenten in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:
•
• Je beschikt over MBO werk- en denkniveau en kunt werkzaamheden planmatig organiseren en prioriteren, zodat taken efficiënt en volgens planning worden uitgevoerd. Daarbij heb je aantoonbare kennis van relevante wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en de kaders rondom archiefbewaarplaatsen.
• Je schakelt effectief met meerdere interne en externe partijen en kunt omgaan met onvoorziene informatie uit fysieke dossiers. Je analyseert de impact hiervan op de interne werkwijze en stemt waar nodig tijdig af om de voortgang en juiste afhandeling van het werk te waarborgen. Hierbij maak je gebruik van je kennis van de geldende gemeentelijke selectielijsten en weet je deze correct toe te passen.
• Je kunt je snel inwerken in een organisatie, processen analyseren en concrete verbeteringen voorstellen, bijvoorbeeld door knelpunten te signaleren en oplossingen te implementeren. Gezien de aard van het analoge archief, dat deels dateert vanaf 1900, ben je in staat om de juiste (historische) selectielijsten toe te passen en hier zorgvuldig mee om te gaan binnen het bewerkings- en overbrengingsproces.
• Het CV mag maximaal drie (3) A4 zijn en de Beantwoording Gunningscriteria één (1) A4 in lettertype Arial 10 bestaan. Dit is inclusief Bijlagen.
• Bij het overschrijden van het maximale aantal pagina’s, wordt alleen het maximale aantal pagina’s beoordeeld.
Functie-eisen:
De kandidaat heeft Kennis en werkervaring in het bewerken en schonen van analoog archief.
De kandidaat beschikt over kennis en werkervaring in het organiseren van de overdracht van archieven volgens de Archiefwet en naar een
archiefbewaarplaats.
Uiterlijke startdatum op 8 mei 2026.
De kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring binnen de Documentaire Informatievoorziening (DIV)-afdeling van een gemeentelijke organisatie.
De kandidaat werkervaring in projecten, van opzetten, uitvoeren tot nazorg. Solliciteer nu!
Duur: 08-05-2026 - 07-05-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 10-04-2026
Wij zijn op zoek naar een tijdelijke kracht voor de gemeente Zoeterwoude die zich projectmatig bezighoudt met het informatie- en archiefbeheer van de gemeente. Zoeterwoude zoekt iemand met de juiste slagkracht en ervaring die ervoor zorgt dat het bestaande archief zorgvuldig en volledig kan worden overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats.
Samen met de afdelingscoördinator zorg je ervoor dat het archief in goede, geordende en toegankelijke staat wordt overgebracht. Als Senior Medewerker DIV houd je je bezig met de overdracht van het archief, zowel fysiek als digitaal binnen het zaaksysteem JOIN. Je bent verantwoordelijk voor het gehele traject: van voorbereiding en bewerking tot en met de daadwerkelijke overdracht.
Binnen deze verantwoordelijkheid stel je een Archiefbewerkingsplan (ABP) op als leidraad voor de uitvoering van de werkzaamheden. Daarnaast draag je zorg voor het opstellen van de formele documenten die bij de overbrenging horen, waaronder een Akte van Overbrenging en een Verklaring van Overbrenging. Voor archiefbescheiden die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, stel je een Proces-Verbaal van Vernietiging op.
Alle te archiveren dossiers worden door jou inhoudelijk bewerkt conform de geldende archiefwet- en regelgeving. Tevens zorg je ervoor dat de dossiers fysiek gereed worden gemaakt voor duurzame opslag, waaronder het gebruik van geschikte archiefomslagen en het inbinden met keperband. Daarnaast zorg je voor een volledige en correcte beschrijving van alle dossiers in een gestructureerd CSV-bestand, ten behoeve van een zorgvuldige overdracht en toekomstige raadpleegbaarheid.
Het betreft een opdracht die al enkele jaren loopt en vraagt om een concrete afronding van de werkzaamheden binnen een termijn van ongeveer anderhalf jaar.
Om deze functie goed uit te kunnen voeren is het belangrijk dat je beschikt over ruime ervaring met werken binnen gemeenten en het vakgebied DIV. Kennis van het zaaksysteem JOIN is een vereiste.
Je bent een aanpakker, slagvaardig en communicatief sterk. Je bent in staat om zelfstandig te werken en planmatig te opereren. Je voert de opdracht zelfstandig uit; er is geen directe collega binnen deze rol. De werkzaamheden vinden plaats onder verantwoordelijkheid van het Cluster Bedrijfsvoering. De reguliere IBA-werkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van het team IBA van de regiogemeente Leiden.
eisen
•
• De kandidaat heeft Kennis en werkervaring in het bewerken en schonen van analoog archief.
• De kandidaat beschikt over kennis en werkervaring in het organiseren van de overdracht van archieven volgens de Archiefwet en naar een archiefbewaarplaats.
• Uiterlijke startdatum op 8 mei 2026.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring binnen de Documentaire Informatievoorziening (DIV)-afdeling van een gemeentelijke organisatie.
• De kandidaat werkervaring in projecten, van opzetten, uitvoeren tot nazorg.
Gunningscriteria
Inschrijver dient een CV en Beantwoording Gunningscriteria in, waarin de opleiding(en), werkervaring en toelichting van de aangeboden kandidaat staat beschreven. De aanbestedende dienst wenst in deze documenten in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:
•
• Je beschikt over MBO werk- en denkniveau en kunt werkzaamheden planmatig organiseren en prioriteren, zodat taken efficiënt en volgens planning worden uitgevoerd. Daarbij heb je aantoonbare kennis van relevante wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en de kaders rondom archiefbewaarplaatsen.
• Je schakelt effectief met meerdere interne en externe partijen en kunt omgaan met onvoorziene informatie uit fysieke dossiers. Je analyseert de impact hiervan op de interne werkwijze en stemt waar nodig tijdig af om de voortgang en juiste afhandeling van het werk te waarborgen. Hierbij maak je gebruik van je kennis van de geldende gemeentelijke selectielijsten en weet je deze correct toe te passen.
• Je kunt je snel inwerken in een organisatie, processen analyseren en concrete verbeteringen voorstellen, bijvoorbeeld door knelpunten te signaleren en oplossingen te implementeren. Gezien de aard van het analoge archief, dat deels dateert vanaf 1900, ben je in staat om de juiste (historische) selectielijsten toe te passen en hier zorgvuldig mee om te gaan binnen het bewerkings- en overbrengingsproces.
• Het CV mag maximaal drie (3) A4 zijn en de Beantwoording Gunningscriteria één (1) A4 in lettertype Arial 10 bestaan. Dit is inclusief Bijlagen.
• Bij het overschrijden van het maximale aantal pagina’s, wordt alleen het maximale aantal pagina’s beoordeeld.
Functie-eisen:
De kandidaat heeft Kennis en werkervaring in het bewerken en schonen van analoog archief.
De kandidaat beschikt over kennis en werkervaring in het organiseren van de overdracht van archieven volgens de Archiefwet en naar een
archiefbewaarplaats.
Uiterlijke startdatum op 8 mei 2026.
De kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring binnen de Documentaire Informatievoorziening (DIV)-afdeling van een gemeentelijke organisatie.
De kandidaat werkervaring in projecten, van opzetten, uitvoeren tot nazorg. Solliciteer nu!