Projectsecretaris - cluster SO 36u/w
Volgnummer: 125057
Publicatiedatum: 15-05-2026
Locatie: ROTTERDAM
Standplaats: ROTTERDAM
Duur: zsm - 05-06-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 20-05-2026
Organisatie:
Onze organisatie
Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft
- samen met private en publieke partners
- vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.
Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.
Project:
De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam.
De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De secretaris is verantwoordelijk voor de organisatie van de backoffice en het opstellen van relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere besluitvormingsdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.
De hoofdtaken van de Projectsecretaris:
Stelt projectdocumenten op, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming.
Stelt planningen op voor het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces en coördineert de besluitvormingsprocessen.
Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
Organiseert zelfstandig relevante overleggen of bijeenkomsten (voorbereiding, planning, agendering).
Zorgt voor verslaglegging van overleggen of bijeenkomsten, stelt actie en besluitenlijsten op en beheert en monitort deze.
Heeft overzicht over relevante overleggen of bijeenkomsten, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
Neemt actief deel aan de relevante overleggen of bijeenkomsten en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project.
Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover.
Onderhoudt zelfstandig en actief contacten met externe bureaus en belanghebbenden.
Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus en hun bijdragen daaraan.
Actief relatiebeheerder binnen de clusters.
Jouw profiel
Als onze Projectsecretaris ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je bent in staat de gezamenlijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.
Jouw profiel
De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam.
De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De secretaris is verantwoordelijk voor de organisatie van de backoffice en het opstellen van relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere besluitvormingsdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.
De hoofdtaken van de Projectsecretaris:
• Stelt projectdocumenten op, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
• Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming.
• Stelt planningen op voor het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces en coördineert de besluitvormingsprocessen.
• Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
• Organiseert zelfstandig relevante overleggen of bijeenkomsten (voorbereiding, planning, agendering).
• Zorgt voor verslaglegging van overleggen of bijeenkomsten, stelt actie en besluitenlijsten op en beheert en monitort deze.
• Heeft overzicht over relevante overleggen of bijeenkomsten, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen of bijeenkomsten en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
• Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project.
• Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover.
• Onderhoudt zelfstandig en actief contacten met externe bureaus en belanghebbenden.
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus en hun bijdragen daaraan.
• Actief relatiebeheerder binnen de clusters.
Jouw profiel
Als onze Projectsecretaris ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je bent in staat de gezamenlijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.
Functie-eisen:
Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding;
Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris in het ruimtelijk domein in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën.
Je hebt kennis van -en werkervaring met- gemeentelijke werkprocessen, in het bijzonder bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen in het ruimtelijk domein.
Je hebt werkervaring met het zelfstandig organiseren en plannen van overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
Je hebt werkervaring met zelfstandig en actief relatiebeheer, binnen en buiten de eigen organisatie.
Je bent in het bezit van een certificaat op het gebied van projectmanagement.
Je hebt werkervaring met Microsoft Office applicaties zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
Wensen:
Je hebt kennis van -en werkervaring met- het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming in het ruimtelijk domein binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners;
Je hebt veranderkundige ervaring. Solliciteer nu!
Duur: zsm - 05-06-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 20-05-2026
Organisatie:
Onze organisatie
Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft
- samen met private en publieke partners
- vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.
Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.
Project:
De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam.
De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De secretaris is verantwoordelijk voor de organisatie van de backoffice en het opstellen van relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere besluitvormingsdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.
De hoofdtaken van de Projectsecretaris:
Stelt projectdocumenten op, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming.
Stelt planningen op voor het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces en coördineert de besluitvormingsprocessen.
Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
Organiseert zelfstandig relevante overleggen of bijeenkomsten (voorbereiding, planning, agendering).
Zorgt voor verslaglegging van overleggen of bijeenkomsten, stelt actie en besluitenlijsten op en beheert en monitort deze.
Heeft overzicht over relevante overleggen of bijeenkomsten, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
Neemt actief deel aan de relevante overleggen of bijeenkomsten en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project.
Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover.
Onderhoudt zelfstandig en actief contacten met externe bureaus en belanghebbenden.
Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus en hun bijdragen daaraan.
Actief relatiebeheerder binnen de clusters.
Jouw profiel
Als onze Projectsecretaris ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je bent in staat de gezamenlijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.
Jouw profiel
De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam.
De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De secretaris is verantwoordelijk voor de organisatie van de backoffice en het opstellen van relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere besluitvormingsdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.
De hoofdtaken van de Projectsecretaris:
• Stelt projectdocumenten op, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
• Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming.
• Stelt planningen op voor het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces en coördineert de besluitvormingsprocessen.
• Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
• Organiseert zelfstandig relevante overleggen of bijeenkomsten (voorbereiding, planning, agendering).
• Zorgt voor verslaglegging van overleggen of bijeenkomsten, stelt actie en besluitenlijsten op en beheert en monitort deze.
• Heeft overzicht over relevante overleggen of bijeenkomsten, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen of bijeenkomsten en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
• Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project.
• Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover.
• Onderhoudt zelfstandig en actief contacten met externe bureaus en belanghebbenden.
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus en hun bijdragen daaraan.
• Actief relatiebeheerder binnen de clusters.
Jouw profiel
Als onze Projectsecretaris ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je bent in staat de gezamenlijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.
Functie-eisen:
Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding;
Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris in het ruimtelijk domein in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën.
Je hebt kennis van -en werkervaring met- gemeentelijke werkprocessen, in het bijzonder bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen in het ruimtelijk domein.
Je hebt werkervaring met het zelfstandig organiseren en plannen van overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
Je hebt werkervaring met zelfstandig en actief relatiebeheer, binnen en buiten de eigen organisatie.
Je bent in het bezit van een certificaat op het gebied van projectmanagement.
Je hebt werkervaring met Microsoft Office applicaties zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
Wensen:
Je hebt kennis van -en werkervaring met- het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming in het ruimtelijk domein binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners;
Je hebt veranderkundige ervaring. Solliciteer nu!