Coördinator Archief- en Informatiebeheer 40u/w
Volgnummer: 127545
Publicatiedatum: 10-06-2026
Locatie: GOUDA
Standplaats: GOUDA
Duur: 01-09-2026 - 01-09-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 26-06-2026
Organisatie:
Domein Archief- en Informatiebeheer bij discipline Informatisering en Automatisering
Je komt te werken bij de Provincie Zuid-Holland bij de discipline Informatisering en
Automatisering (I&A). De discipline I&A voert de regie over de informatievoorziening en
is de partner van de organisatie voor hoe ICT ingezet kan worden bij het realiseren van
de provincie brede doelen en ambities. Vanuit I&A wordt de grote Informatietransitie
getrokken waar de PZH zich in bevindt. De organisatie wil data- en informatiebeheer
naar een volgend niveau brengen en bij I&A wordt gewerkt aan een toekomstbestendig
informatiebeheer. De huidige coördinator is met pensioen gegaan en omdat er
momenteel veel ontwikkelingen zijn rondom Archief- en Informatiebeheer vanwege de
Informatietransitie en nieuwe wetgeving, waaronder nieuwe Archiefwet en
voorbereiding op aansluiting op het e-depot, willen wij nu een coördinator Archief- en
Informatiebeheer inhuren.
Je komt te werken in een team dat volop in ontwikkeling is. Het team zal bestaan uit
circa 17 gedreven professionals. We werken in een informele sfeer waar collegialiteit en
vertrouwen centraal staan. Het team werkt hybride en combineert thuiswerken met een
aantal vaste kantoordagen, namelijk: dinsdag, woensdag en donderdag op kantoor en
maandag en vrijdag thuis. Zo kunnen wij elkaar regelmatig fysiek ontmoeten voor
overleg. Ons doel is om informatie duurzaam toegankelijk, vindbaar en bruikbaar te
maken en te houden voor de provincie.
Omschrijving van de opdracht
Je gaat een sleutelrol spelen in de vernieuwing van ons informatiebeheer. De Provincie
Zuid-Holland is volop in beweging en staat midden in een grote Informatietransitie. De
Wet open overheid, de AVG, de nieuwe Archiefwet en voorbereiding op aansluiting bij
het e-Depot stellen hoge eisen aan digitaal informatiebeheer. Dit brengt een uitdagende
veranderopgave met zich mee waarbij je strategisch denken aan de dagelijkse uitvoering
verbindt. Je vertaalt beleid naar nieuwe richtlijnen en handreikingen die toepasbaar zijn
in de hele organisatie. Daarbij werk je nauw samen met de provinciearchivaris en andere
disciplines.
Je coördineert een team van professionals dat op tactisch en operationeel niveau
werkzaam is. Daarbij kijk je verder dan alleen de techniek; je neemt het team mee in de
transitie, je maakt vertaling van de oude wereld naar de nieuwe wereld of brengt deze
bij elkaar, en begeleidt collega’s naar een hoger professioneel niveau. Je coördineert de
dagelijkse processen rond informatiebeheer en archivering, waarbij je het belang van
betrouwbare, up-to-date en vindbare data vooropstelt. Je houdt toezicht op digitaal en
fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging) en adviseert over de inrichting
van systemen en informatievraagstukken. Daarnaast draag je bij aan de implementatie
van archivering by design conform het DUTO-raamwerk en laat je het
applicatielandschap analyseren zodat je kunt beoordelen op
recordmanagementgeschiktheid. Daarbij vervul je ook de rol van ambtelijk
opdrachtnemer.
Omdat verandering niet in een ivoren toren gebeurt, bouw je actief aan
samenwerkingsverbanden met diverse collega’s en stakeholders om werkzaamheden af
te stemmen en efficiënt en duurzaam archief- en informatiebeheer te waarborgen.
In deze rol krijg je ruimte om mee te denken over nieuwe ontwikkelingen en om
initiatief te nemen. De rol kenmerkt zich door een hoge mate van zelfstandigheid,
autonomie en bijbehorende verantwoordelijkheden.
Je speelt een sleutelrol in de voorbereiding op de nieuwe Archiefwet en de aansluiting
op het e-Depot. Je werkt aan de maatschappelijke relevantie van een betrouwbare
overheid door onze informatievoorziening naar een topniveau te tillen.
Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten
De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan PZH.
Producten die moeten o.a. worden gemaakt / opgeleverd:
- Visie en roadmap voor de informatiehuishouding en informatietransitie binnen het
team implementeren
- Opleidingsplan binnen het team
- Implementatieplan voor aansluiting op het e-Depot.
- Implementeren van beleid voor informatiebeheer en archivering.
- Governance- en verantwoordelijkheidsmodel voor informatiebeheer.
- Meerjarenplan voor verbetering van informatiebeheer binnen het team.
Dagtaken:
• Ontwikkelen van beleid, visie en langetermijnplannen.
• Adviseren van management en stakeholders over koers, risico's en kansen.
• Vertalen van organisatiedoelstellingen naar het team.
• Bewaken van prestaties, resultaten en doelrealisatie ten behoeve van opgave.
• Vertalen van strategie naar concrete plannen, processen en projecten en
werkzaamheden
• Coördineren van werkzaamheden tussen teams.
• Monitoren van voortgang, kwaliteit en capaciteit.
• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbetermaatregelen.
1.1 Programma van Eisen
Het ontbreken van antwoorden of gegevens leidt tot uitsluiting van de (verdere)
procedure van deze DAS uitvraag tenzij dat disproportioneel is. In het geval van een
eenvoudig te herstellen gebrek kan de opdrachtgever besluiten de inschrijver in de
gelegenheid te stellen om het gebrek te herstellen. Een en ander is uitsluitend ter
beoordeling van de opdrachtgever.
Geschiktheidseisen
Aan deze eisen dient de aanbieding aantoonbaar te voldoen. Indien aan één of
meerdere eisen niet aantoonbaar wordt voldaan, wordt de aanbieding terzijde gelegd
en uitgesloten van verdere deelname aan deze DAS uitvraag.
• G 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is gedurende de hierboven
aangegeven opdrachtduur beschikbaar voor gemiddeld 36 tot 40 uur per week voor
de uitvoering van de opdracht en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op datum 1
september 2026 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen
datum;
• G 3 Kennis en expertise: De kandidaat dient aantoonbaar en verifieerbaar (middels
opleidingen, cursussen, werkervaring/referenties) minimaal te beschikken over de
navolgende kennis en expertise. Dit moet blijken uit het ingevulde ‘Invulformulier
Kwaliteit DOS-2026-0002589’’:
o G 3.1 (Minimaal) HBO werk/denkniveau blijkend uit relevantie werkervaring
en/of afgeronde studie op een relevant vakgebied zoals het gebied van
informatie- of archiefmanagement of vergelijkbaar;
o G 3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare kennis van en ervaring met
informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen.
o G 3.3 Aantoonbaar kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur de
DUTO normen;
o G 3.4 Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als leidinggevende of coördinator
in een vergelijkbare functie;
o G 3.5 Minimaal 6 maanden aantoonbare ervaring in het leiden en meenemen
van teams in een veranderproces
o G 3.6 Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, minimaal op C1.
o G 3.7 Minimaal 5 jaar ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, zoals een
provincie, gemeente, waterschap of andere overheidsorganisatie. Je begrijpt
hoe bestuurlijke besluitvorming tot stand komt en weet effectief te opereren
binnen complexe stakeholder- en governance vraagstukken.
Inschrijvingseisen (vorm)
• I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589’’ In
het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het
aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld,
worden beoordeeld.
• I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0002589’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel
pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde
maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde
maximum, niet meegenomen in de beoordeling;
• I 3 Vormvereiste Uurtarief: Uurtarief moet ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589’ en apart bijgevoegd worden in tabblad
‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;
Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
• U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
• U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze
de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.
Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
o PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
o Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
▪ Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
o Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
• diensten (41 +43)
• aansturen organisatie (71)
1.2 EMVI: Prijs-Kwaliteitverhouding
PZH hanteert het gunningcriterium ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)
-
variant de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV)’. De verhouding voor deze uitvraag is
conform onderstaande tabel:
Verhouding subgunningscriteria: Kwaliteit en Uurtarief
Subgunningscriteria Maximaal aantal punten
Kwaliteit 80 punten
Uurtarief 20 punten
Totaal 100 punten
De subgunningscriteria Kwaliteit en Prijs bestaan uit één of meerdere onderdelen.
Hoeveel punten er maximaal kunnen worden toegekend per onderdeel is in paragraaf
1.4 en 1.5 weergegeven.
1.3 Algemene beoordelingsprocedure
Beoordelingsteam
Voor de beoordeling van de inschrijvingen heeft PZH een beoordelingsteam van
materie- en proceduredeskundigen samengesteld. Een materiedeskundige is inhoudelijk
deskundig m.b.t. deze opdracht. De proceduredeskundige inkoopadviseur begeleidt dit
uitvraagtraject. Het beoordelingsteam bestaat minimaal uit drie (3) personen. De
proceduredeskundige beoordeelt het criterium Uurtarief, bepaalt of de Inschrijver aan
de gevraagde eisen voldoet (al dan niet met behulp van de materiedeskundige) en
begeleidt de procedure van deze uitvraag. De beoordeling geschiedt conform de
beoordelingsmethodiek zoals beschreven in de volgende paragrafen.
Beoordelingsprocedure
Na sluitingsdatum van de Inschrijving volgt de opening van de Inschrijvingen. Alleen
Inschrijvingen die tijdig zijn binnengekomen worden getoetst op compleetheid en
voldoen aan de gestelde eisen. Indien de inschrijving niet compleet is, kan de
opdrachtgever besluiten deze niet in behandeling te nemen. Er wordt getoetst concreet
op:
1. ‘Invulformulier ‘Uurtarief DOS-2026-0002589’ ingevuld conform de gestelde
eisen;
2. ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589’ ingevuld conform de gestelde
eisen;
3. of de kandidaat volgens het Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589
voldoet aan de in deze uitvraag geformuleerde eisen (Programma van
Eisen);
4. de akkoordbevestiging op de uitvraagdocumenten;
(door op het aanbestedingsplatform bij deze documenten een vinkje te
zetten bij “akkoordbevestiging”, verklaart de inschrijver dat deze zonder
voorbehoud akkoord gaat met de inhoud van de voorliggende Uitvraag en
alle bijbehorende bijlagen).
De inschrijvingen worden parallel aan deze toetsing aangeboden aan de
materiedeskundigen in het beoordelingsteam. De materiedeskundigen beoordelen
vervolgens ieder individueel de kwaliteitscriteria.
Na de individuele beoordeling door iedere materiedeskundige wordt in een
gezamenlijke vergadering de onderlinge verschillen in beoordeling besproken. De
definitieve score per subgunningscriteria wordt in consensus bepaald.
De score voor het criterium Kwaliteit wordt opgeteld bij de score voor het Uurtarief. Dit
bepaalt de uiteindelijke totaalscore voor de inschrijvingen
De 3 hoogst scorende inschrijvingen worden uitgenodigd voor een Verificatiegesprek.
Zie voor meer informatie over de Verificatiegesprekken paragraaf 2.
Alle inschrijvers met een geldige inschrijving worden gelijktijdig geïnformeerd over de
relevante scores en over de winnende inschrijving.
1.4 Subgunningscriterium Kwaliteit
Invulformulier Kwaliteit
- totaal aantal te behalen punten: 80 punten
Kandidaat toont aan dat deze voldoet aan de eisen en wensen door het overleggen van
een ingevuld ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589’. In het Invulformulier
Kwaliteit wordt per onderdeel een toelichting gevraagd.
Om het Invulformulier Kwaliteit te kunnen verifiëren en om te beoordelen of de
werkzaamheden naar tevredenheid zijn uitgevoerd dient de kandidaat relevante
referenties in het onderdeel Format Referentie relevante werkervaring in te vullen.
PZH behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van de
gegadigde de referentieopdracht te verifiëren bij één (1) of meerdere referenties. De
informatie die hierbij wordt gegeven wordt in de beoordeling meegenomen.
Om een score toe te kennen aan de sub-subgunningscriteria Kwaliteit wordt volgende
waardering aangehouden:
Subgunningscriteria Kwaliteit en Beoordelingscriteria:
G1 CV:
Mate van aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Coördinator/teamleider
(Max. te behalen punten: vijftien (15) punten);
a. Twee jaar of minder aantoonbare werkervaring in de afgelopen acht (8) jaar als
coördinator/teamleider (nul (0) punten);
b. Tussen drie (3) en vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen acht (8)
jaar als coördinator/teamleider (vijf (5) punten);
c. Meer dan vijf (5) en minder dan acht (8) jaar aantoonbare wekervaring in de
afgelopen acht (8) jaar als coördinator/teamleider (tien (10) punten);
d. Acht (8) jaar of meer aantoonbare werkervaring in de afgelopen tien (10) jaar als
coördinator/teamleider (vijftien (15) punten).
G2 CV:
Mate van aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met leiden van teams in
een veranderproces (Max. te behalen punten: tien (10) punten);
a. Tussen de 6 maanden en 1 jaar aantoonbare ervaring in het leiden van teams in
een veranderproces (nul (0) punten);
b. Meer dan 1 jaar en minder dan 2 jaar aantoonbare ervaring in het leiden van
teams in een veranderproces (vijf (5) punten);
c. 2 jaar of meer aantoonbare ervaring in het leiden van teams in een
veranderproces (tien (10) punten).
G3 CV:
Mate van aantoonbare werkervaring en kennis van informatiebeheer,
recordmanagement en archiefsystemen (Max. te behalen punten: vijftien (15)
punten);
a. Tussen de drie (3) en vier (4) jaar aantoobare werkervaring en kennis van
informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen (nul (0) punten);
b. Tussen de vier (4) en zes (6) jaar aantoonbare werkervaring en kennis van
informatiebeheer, recordmanagement en archiesystemen (vijf (5) punten);
c. Tussen de zes (6) en acht (8) jaar aantoonbare werkervaring en kennis van
informatiebeheer, recordmanagement en archiesystemen (tien (10) punten);
d. Meer dan acht (8) jaar aantoonbare werkervaring en kennis van
informatiebeheer, recordmanagement en archiesystemen (vijftien (15) punten).
G4 CV:
Mate van aantoonbare werkervaring en kennis van het zijn van Coördinator van
Archief- en Informatiebeheer bij diverse organisaties (Max. te behalen punten tien
(10) punten);
a. Tussen de twee (2) en drie (3) jaar werkervaring en kennis van het zijn van
Coördinator van Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (nul (0)
punten);
b. Tussen de vier (4) en vijf (5) jaar werkervaring en kennis van het zijn van
Coördinator van Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (drie (3)
punten);
c. Tussen de vijf (5) en zeven (7) jaar werkervaring en kennis van het zijn van
Coördinator van Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (zeven
(7) punten);
d. Meer dan zeven (7) jaar werkervaring en kennis van het zijn van Coördinator van
Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (tien (10) punten).
G5 CV:
Aantoonbare kennis en werkervaring met de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur
DUTO + het behalen van een certificaat of opleiding (Max. te behalen punten tien (10)
punten)
a. Ervaring met en kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur de DURO
normen (nul (0) punten);
b. Ervaring met en kennis van de Archiefweg, WOO, AVG en DURO-normen inclusief
een certificaat of opleiding voor minimaal twee (2) van de vier (4) genoemde
kennisgebieden (drie (3) punten);
c. Ervaring met en kennis van de Archiefweg, WOO, AVG en DURO-normen inclusief
een certificaat voor minimaal drie (3) van de vier (4) genoemde kennisgebieden
(zeven (7) punten);
d. Ervaring met en kennis van de Archiefweg, WOO, AVG en DURO-normen inclusief
een certificaat voor vier (4) van de vier (4) genoemde kennisgebieden (tien (10)
punten).
G6 CV:
Visie op de opdracht en aanpak
Aanvullend op het CV van de kandidaat, verzoeken we u in maximaal 1 A4 uw Visie en
de aanpak te schetsen m.b.t. de voorliggende opdracht, (Max. te behalen punten: 20
punten);
- Tip: Visie o.a. illustreren met voorbeelden van andere opdrachten waarin u een
vergelijkbare rol heeft gehad.
Je gaat een sleutelrol spelen in de vernieuwing van ons informatiebeheer. De Provincie Zuid-Holland is volop in beweging en staat midden in een grote informatietransitie. De Wet open overheid, de AVG, de nieuwe Archiefwet en voorbereiding op aansluiting bij het e-Depot stellen hoge eisen aan digitaal informatiebeheer. Dit brengt een uitdagende veranderopgave met zich mee waarbij je strategisch denken aan de dagelijkse uitvoering verbindt.
Je vertaalt beleid naar nieuwe richtlijnen en handreikingen die toepasbaar zijn in de hele organisatie. Daarbij werk je nauw samen met de provinciearchivaris en andere disciplines. Je coördineert een team van professionals dat op tactisch en operationeel niveau werkzaam is. Je kijkt verder dan alleen de techniek: je neemt het team mee in de transitie, maakt de vertaling van de oude naar de nieuwe wereld of brengt deze bij elkaar, en begeleidt collega’s naar een hoger professioneel niveau.
Je coördineert de dagelijkse processen rond informatiebeheer en archivering, waarbij je het belang van betrouwbare, up-to-date en vindbare data vooropstelt. Je houdt toezicht op digitaal en fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging) en adviseert over de inrichting van systemen en informatievraagstukken. Daarnaast draag je bij aan de implementatie van archivering by design conform het DUTO-raamwerk en laat je het applicatielandschap analyseren om te beoordelen op recordmanagementgeschiktheid. Daarbij vervul je ook de rol van ambtelijk opdrachtnemer.
Omdat verandering niet in een ivoren toren gebeurt, bouw je actief aan samenwerkingsverbanden met diverse collega’s en stakeholders om werkzaamheden af te stemmen en efficiënt en duurzaam archief- en informatiebeheer te waarborgen. In deze rol krijg je ruimte om mee te denken over nieuwe ontwikkelingen en om initiatief te nemen. De rol kenmerkt zich door een hoge mate van zelfstandigheid, autonomie en bijbehorende verantwoordelijkheden. Je speelt een sleutelrol in de voorbereiding op de nieuwe Archiefwet en de aansluiting op het e-Depot en werkt aan de maatschappelijke relevantie van een betrouwbare overheid door onze informatievoorziening naar een topniveau te tillen.
Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten
De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan PZH.
Producten die moeten o.a. worden gemaakt / opgeleverd:
•
• Visie en roadmap voor de informatiehuishouding en informatietransitie binnen het team implementeren
• Opleidingsplan binnen het team
• Implementatieplan voor aansluiting op het e-Depot
• Implementeren van beleid voor informatiebeheer en archivering
• Governance- en verantwoordelijkheidsmodel voor informatiebeheer
• Meerjarenplan voor verbetering van informatiebeheer binnen het team
Dagtaken:
•
• Ontwikkelen van beleid, visie en langetermijnplannen
• Adviseren van management en stakeholders over koers, risico's en kansen
• Vertalen van organisatiedoelstellingen naar het team
• Bewaken van prestaties, resultaten en doelrealisatie ten behoeve van opgave
• Vertalen van strategie naar concrete plannen, processen en projecten en werkzaamheden
• Coördineren van werkzaamheden tussen teams
• Monitoren van voortgang, kwaliteit en capaciteit
• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbetermaatregelen
Functie-eisen:
G 3.1 (Minimaal) HBO werk/denkniveau blijkend uit relevantie werkervaring
en/of afgeronde studie op een relevant vakgebied zoals het gebied van
informatie- of archiefmanagement of vergelijkbaar;
G 3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare kennis van en ervaring met
informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen.
G 3.3 Aantoonbaar kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur de
DUTO normen;
G 3.4 Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als leidinggevende of coördinator
in een vergelijkbare functie;
G 3.5 Minimaal 6 maanden aantoonbare ervaring in het leiden en meenemen
van teams in een veranderproces
G 3.6 Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, minimaal op C1.
G 3.7 Minimaal 5 jaar ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, zoals een
provincie, gemeente, waterschap of andere overheidsorganisatie. Je begrijpt
hoe bestuurlijke besluitvorming tot stand komt en weet effectief te opereren
binnen complexe stakeholder- en governance vraagstukken.
Inschrijvingseisen (vorm)
I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589’’ In
het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het
aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld,
worden beoordeeld.
I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0002589’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel
pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde
maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde
maximum, niet meegenomen in de beoordeling;
I 3 Vormvereiste Uurtarief: Uurtarief moet ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589’ en apart bijgevoegd worden in tabblad
‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;
Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze
de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.
Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
diensten (41 +43)
aansturen organisatie (71) Solliciteer nu!
Duur: 01-09-2026 - 01-09-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 26-06-2026
Organisatie:
Domein Archief- en Informatiebeheer bij discipline Informatisering en Automatisering
Je komt te werken bij de Provincie Zuid-Holland bij de discipline Informatisering en
Automatisering (I&A). De discipline I&A voert de regie over de informatievoorziening en
is de partner van de organisatie voor hoe ICT ingezet kan worden bij het realiseren van
de provincie brede doelen en ambities. Vanuit I&A wordt de grote Informatietransitie
getrokken waar de PZH zich in bevindt. De organisatie wil data- en informatiebeheer
naar een volgend niveau brengen en bij I&A wordt gewerkt aan een toekomstbestendig
informatiebeheer. De huidige coördinator is met pensioen gegaan en omdat er
momenteel veel ontwikkelingen zijn rondom Archief- en Informatiebeheer vanwege de
Informatietransitie en nieuwe wetgeving, waaronder nieuwe Archiefwet en
voorbereiding op aansluiting op het e-depot, willen wij nu een coördinator Archief- en
Informatiebeheer inhuren.
Je komt te werken in een team dat volop in ontwikkeling is. Het team zal bestaan uit
circa 17 gedreven professionals. We werken in een informele sfeer waar collegialiteit en
vertrouwen centraal staan. Het team werkt hybride en combineert thuiswerken met een
aantal vaste kantoordagen, namelijk: dinsdag, woensdag en donderdag op kantoor en
maandag en vrijdag thuis. Zo kunnen wij elkaar regelmatig fysiek ontmoeten voor
overleg. Ons doel is om informatie duurzaam toegankelijk, vindbaar en bruikbaar te
maken en te houden voor de provincie.
Omschrijving van de opdracht
Je gaat een sleutelrol spelen in de vernieuwing van ons informatiebeheer. De Provincie
Zuid-Holland is volop in beweging en staat midden in een grote Informatietransitie. De
Wet open overheid, de AVG, de nieuwe Archiefwet en voorbereiding op aansluiting bij
het e-Depot stellen hoge eisen aan digitaal informatiebeheer. Dit brengt een uitdagende
veranderopgave met zich mee waarbij je strategisch denken aan de dagelijkse uitvoering
verbindt. Je vertaalt beleid naar nieuwe richtlijnen en handreikingen die toepasbaar zijn
in de hele organisatie. Daarbij werk je nauw samen met de provinciearchivaris en andere
disciplines.
Je coördineert een team van professionals dat op tactisch en operationeel niveau
werkzaam is. Daarbij kijk je verder dan alleen de techniek; je neemt het team mee in de
transitie, je maakt vertaling van de oude wereld naar de nieuwe wereld of brengt deze
bij elkaar, en begeleidt collega’s naar een hoger professioneel niveau. Je coördineert de
dagelijkse processen rond informatiebeheer en archivering, waarbij je het belang van
betrouwbare, up-to-date en vindbare data vooropstelt. Je houdt toezicht op digitaal en
fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging) en adviseert over de inrichting
van systemen en informatievraagstukken. Daarnaast draag je bij aan de implementatie
van archivering by design conform het DUTO-raamwerk en laat je het
applicatielandschap analyseren zodat je kunt beoordelen op
recordmanagementgeschiktheid. Daarbij vervul je ook de rol van ambtelijk
opdrachtnemer.
Omdat verandering niet in een ivoren toren gebeurt, bouw je actief aan
samenwerkingsverbanden met diverse collega’s en stakeholders om werkzaamheden af
te stemmen en efficiënt en duurzaam archief- en informatiebeheer te waarborgen.
In deze rol krijg je ruimte om mee te denken over nieuwe ontwikkelingen en om
initiatief te nemen. De rol kenmerkt zich door een hoge mate van zelfstandigheid,
autonomie en bijbehorende verantwoordelijkheden.
Je speelt een sleutelrol in de voorbereiding op de nieuwe Archiefwet en de aansluiting
op het e-Depot. Je werkt aan de maatschappelijke relevantie van een betrouwbare
overheid door onze informatievoorziening naar een topniveau te tillen.
Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten
De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan PZH.
Producten die moeten o.a. worden gemaakt / opgeleverd:
- Visie en roadmap voor de informatiehuishouding en informatietransitie binnen het
team implementeren
- Opleidingsplan binnen het team
- Implementatieplan voor aansluiting op het e-Depot.
- Implementeren van beleid voor informatiebeheer en archivering.
- Governance- en verantwoordelijkheidsmodel voor informatiebeheer.
- Meerjarenplan voor verbetering van informatiebeheer binnen het team.
Dagtaken:
• Ontwikkelen van beleid, visie en langetermijnplannen.
• Adviseren van management en stakeholders over koers, risico's en kansen.
• Vertalen van organisatiedoelstellingen naar het team.
• Bewaken van prestaties, resultaten en doelrealisatie ten behoeve van opgave.
• Vertalen van strategie naar concrete plannen, processen en projecten en
werkzaamheden
• Coördineren van werkzaamheden tussen teams.
• Monitoren van voortgang, kwaliteit en capaciteit.
• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbetermaatregelen.
1.1 Programma van Eisen
Het ontbreken van antwoorden of gegevens leidt tot uitsluiting van de (verdere)
procedure van deze DAS uitvraag tenzij dat disproportioneel is. In het geval van een
eenvoudig te herstellen gebrek kan de opdrachtgever besluiten de inschrijver in de
gelegenheid te stellen om het gebrek te herstellen. Een en ander is uitsluitend ter
beoordeling van de opdrachtgever.
Geschiktheidseisen
Aan deze eisen dient de aanbieding aantoonbaar te voldoen. Indien aan één of
meerdere eisen niet aantoonbaar wordt voldaan, wordt de aanbieding terzijde gelegd
en uitgesloten van verdere deelname aan deze DAS uitvraag.
• G 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is gedurende de hierboven
aangegeven opdrachtduur beschikbaar voor gemiddeld 36 tot 40 uur per week voor
de uitvoering van de opdracht en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op datum 1
september 2026 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen
datum;
• G 3 Kennis en expertise: De kandidaat dient aantoonbaar en verifieerbaar (middels
opleidingen, cursussen, werkervaring/referenties) minimaal te beschikken over de
navolgende kennis en expertise. Dit moet blijken uit het ingevulde ‘Invulformulier
Kwaliteit DOS-2026-0002589’’:
o G 3.1 (Minimaal) HBO werk/denkniveau blijkend uit relevantie werkervaring
en/of afgeronde studie op een relevant vakgebied zoals het gebied van
informatie- of archiefmanagement of vergelijkbaar;
o G 3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare kennis van en ervaring met
informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen.
o G 3.3 Aantoonbaar kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur de
DUTO normen;
o G 3.4 Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als leidinggevende of coördinator
in een vergelijkbare functie;
o G 3.5 Minimaal 6 maanden aantoonbare ervaring in het leiden en meenemen
van teams in een veranderproces
o G 3.6 Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, minimaal op C1.
o G 3.7 Minimaal 5 jaar ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, zoals een
provincie, gemeente, waterschap of andere overheidsorganisatie. Je begrijpt
hoe bestuurlijke besluitvorming tot stand komt en weet effectief te opereren
binnen complexe stakeholder- en governance vraagstukken.
Inschrijvingseisen (vorm)
• I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589’’ In
het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het
aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld,
worden beoordeeld.
• I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0002589’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel
pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde
maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde
maximum, niet meegenomen in de beoordeling;
• I 3 Vormvereiste Uurtarief: Uurtarief moet ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589’ en apart bijgevoegd worden in tabblad
‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;
Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
• U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
• U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze
de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.
Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
o PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
o Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
▪ Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
o Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
• diensten (41 +43)
• aansturen organisatie (71)
1.2 EMVI: Prijs-Kwaliteitverhouding
PZH hanteert het gunningcriterium ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)
-
variant de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV)’. De verhouding voor deze uitvraag is
conform onderstaande tabel:
Verhouding subgunningscriteria: Kwaliteit en Uurtarief
Subgunningscriteria Maximaal aantal punten
Kwaliteit 80 punten
Uurtarief 20 punten
Totaal 100 punten
De subgunningscriteria Kwaliteit en Prijs bestaan uit één of meerdere onderdelen.
Hoeveel punten er maximaal kunnen worden toegekend per onderdeel is in paragraaf
1.4 en 1.5 weergegeven.
1.3 Algemene beoordelingsprocedure
Beoordelingsteam
Voor de beoordeling van de inschrijvingen heeft PZH een beoordelingsteam van
materie- en proceduredeskundigen samengesteld. Een materiedeskundige is inhoudelijk
deskundig m.b.t. deze opdracht. De proceduredeskundige inkoopadviseur begeleidt dit
uitvraagtraject. Het beoordelingsteam bestaat minimaal uit drie (3) personen. De
proceduredeskundige beoordeelt het criterium Uurtarief, bepaalt of de Inschrijver aan
de gevraagde eisen voldoet (al dan niet met behulp van de materiedeskundige) en
begeleidt de procedure van deze uitvraag. De beoordeling geschiedt conform de
beoordelingsmethodiek zoals beschreven in de volgende paragrafen.
Beoordelingsprocedure
Na sluitingsdatum van de Inschrijving volgt de opening van de Inschrijvingen. Alleen
Inschrijvingen die tijdig zijn binnengekomen worden getoetst op compleetheid en
voldoen aan de gestelde eisen. Indien de inschrijving niet compleet is, kan de
opdrachtgever besluiten deze niet in behandeling te nemen. Er wordt getoetst concreet
op:
1. ‘Invulformulier ‘Uurtarief DOS-2026-0002589’ ingevuld conform de gestelde
eisen;
2. ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589’ ingevuld conform de gestelde
eisen;
3. of de kandidaat volgens het Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589
voldoet aan de in deze uitvraag geformuleerde eisen (Programma van
Eisen);
4. de akkoordbevestiging op de uitvraagdocumenten;
(door op het aanbestedingsplatform bij deze documenten een vinkje te
zetten bij “akkoordbevestiging”, verklaart de inschrijver dat deze zonder
voorbehoud akkoord gaat met de inhoud van de voorliggende Uitvraag en
alle bijbehorende bijlagen).
De inschrijvingen worden parallel aan deze toetsing aangeboden aan de
materiedeskundigen in het beoordelingsteam. De materiedeskundigen beoordelen
vervolgens ieder individueel de kwaliteitscriteria.
Na de individuele beoordeling door iedere materiedeskundige wordt in een
gezamenlijke vergadering de onderlinge verschillen in beoordeling besproken. De
definitieve score per subgunningscriteria wordt in consensus bepaald.
De score voor het criterium Kwaliteit wordt opgeteld bij de score voor het Uurtarief. Dit
bepaalt de uiteindelijke totaalscore voor de inschrijvingen
De 3 hoogst scorende inschrijvingen worden uitgenodigd voor een Verificatiegesprek.
Zie voor meer informatie over de Verificatiegesprekken paragraaf 2.
Alle inschrijvers met een geldige inschrijving worden gelijktijdig geïnformeerd over de
relevante scores en over de winnende inschrijving.
1.4 Subgunningscriterium Kwaliteit
Invulformulier Kwaliteit
- totaal aantal te behalen punten: 80 punten
Kandidaat toont aan dat deze voldoet aan de eisen en wensen door het overleggen van
een ingevuld ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589’. In het Invulformulier
Kwaliteit wordt per onderdeel een toelichting gevraagd.
Om het Invulformulier Kwaliteit te kunnen verifiëren en om te beoordelen of de
werkzaamheden naar tevredenheid zijn uitgevoerd dient de kandidaat relevante
referenties in het onderdeel Format Referentie relevante werkervaring in te vullen.
PZH behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van de
gegadigde de referentieopdracht te verifiëren bij één (1) of meerdere referenties. De
informatie die hierbij wordt gegeven wordt in de beoordeling meegenomen.
Om een score toe te kennen aan de sub-subgunningscriteria Kwaliteit wordt volgende
waardering aangehouden:
Subgunningscriteria Kwaliteit en Beoordelingscriteria:
G1 CV:
Mate van aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Coördinator/teamleider
(Max. te behalen punten: vijftien (15) punten);
a. Twee jaar of minder aantoonbare werkervaring in de afgelopen acht (8) jaar als
coördinator/teamleider (nul (0) punten);
b. Tussen drie (3) en vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen acht (8)
jaar als coördinator/teamleider (vijf (5) punten);
c. Meer dan vijf (5) en minder dan acht (8) jaar aantoonbare wekervaring in de
afgelopen acht (8) jaar als coördinator/teamleider (tien (10) punten);
d. Acht (8) jaar of meer aantoonbare werkervaring in de afgelopen tien (10) jaar als
coördinator/teamleider (vijftien (15) punten).
G2 CV:
Mate van aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met leiden van teams in
een veranderproces (Max. te behalen punten: tien (10) punten);
a. Tussen de 6 maanden en 1 jaar aantoonbare ervaring in het leiden van teams in
een veranderproces (nul (0) punten);
b. Meer dan 1 jaar en minder dan 2 jaar aantoonbare ervaring in het leiden van
teams in een veranderproces (vijf (5) punten);
c. 2 jaar of meer aantoonbare ervaring in het leiden van teams in een
veranderproces (tien (10) punten).
G3 CV:
Mate van aantoonbare werkervaring en kennis van informatiebeheer,
recordmanagement en archiefsystemen (Max. te behalen punten: vijftien (15)
punten);
a. Tussen de drie (3) en vier (4) jaar aantoobare werkervaring en kennis van
informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen (nul (0) punten);
b. Tussen de vier (4) en zes (6) jaar aantoonbare werkervaring en kennis van
informatiebeheer, recordmanagement en archiesystemen (vijf (5) punten);
c. Tussen de zes (6) en acht (8) jaar aantoonbare werkervaring en kennis van
informatiebeheer, recordmanagement en archiesystemen (tien (10) punten);
d. Meer dan acht (8) jaar aantoonbare werkervaring en kennis van
informatiebeheer, recordmanagement en archiesystemen (vijftien (15) punten).
G4 CV:
Mate van aantoonbare werkervaring en kennis van het zijn van Coördinator van
Archief- en Informatiebeheer bij diverse organisaties (Max. te behalen punten tien
(10) punten);
a. Tussen de twee (2) en drie (3) jaar werkervaring en kennis van het zijn van
Coördinator van Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (nul (0)
punten);
b. Tussen de vier (4) en vijf (5) jaar werkervaring en kennis van het zijn van
Coördinator van Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (drie (3)
punten);
c. Tussen de vijf (5) en zeven (7) jaar werkervaring en kennis van het zijn van
Coördinator van Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (zeven
(7) punten);
d. Meer dan zeven (7) jaar werkervaring en kennis van het zijn van Coördinator van
Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (tien (10) punten).
G5 CV:
Aantoonbare kennis en werkervaring met de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur
DUTO + het behalen van een certificaat of opleiding (Max. te behalen punten tien (10)
punten)
a. Ervaring met en kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur de DURO
normen (nul (0) punten);
b. Ervaring met en kennis van de Archiefweg, WOO, AVG en DURO-normen inclusief
een certificaat of opleiding voor minimaal twee (2) van de vier (4) genoemde
kennisgebieden (drie (3) punten);
c. Ervaring met en kennis van de Archiefweg, WOO, AVG en DURO-normen inclusief
een certificaat voor minimaal drie (3) van de vier (4) genoemde kennisgebieden
(zeven (7) punten);
d. Ervaring met en kennis van de Archiefweg, WOO, AVG en DURO-normen inclusief
een certificaat voor vier (4) van de vier (4) genoemde kennisgebieden (tien (10)
punten).
G6 CV:
Visie op de opdracht en aanpak
Aanvullend op het CV van de kandidaat, verzoeken we u in maximaal 1 A4 uw Visie en
de aanpak te schetsen m.b.t. de voorliggende opdracht, (Max. te behalen punten: 20
punten);
- Tip: Visie o.a. illustreren met voorbeelden van andere opdrachten waarin u een
vergelijkbare rol heeft gehad.
Je gaat een sleutelrol spelen in de vernieuwing van ons informatiebeheer. De Provincie Zuid-Holland is volop in beweging en staat midden in een grote informatietransitie. De Wet open overheid, de AVG, de nieuwe Archiefwet en voorbereiding op aansluiting bij het e-Depot stellen hoge eisen aan digitaal informatiebeheer. Dit brengt een uitdagende veranderopgave met zich mee waarbij je strategisch denken aan de dagelijkse uitvoering verbindt.
Je vertaalt beleid naar nieuwe richtlijnen en handreikingen die toepasbaar zijn in de hele organisatie. Daarbij werk je nauw samen met de provinciearchivaris en andere disciplines. Je coördineert een team van professionals dat op tactisch en operationeel niveau werkzaam is. Je kijkt verder dan alleen de techniek: je neemt het team mee in de transitie, maakt de vertaling van de oude naar de nieuwe wereld of brengt deze bij elkaar, en begeleidt collega’s naar een hoger professioneel niveau.
Je coördineert de dagelijkse processen rond informatiebeheer en archivering, waarbij je het belang van betrouwbare, up-to-date en vindbare data vooropstelt. Je houdt toezicht op digitaal en fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging) en adviseert over de inrichting van systemen en informatievraagstukken. Daarnaast draag je bij aan de implementatie van archivering by design conform het DUTO-raamwerk en laat je het applicatielandschap analyseren om te beoordelen op recordmanagementgeschiktheid. Daarbij vervul je ook de rol van ambtelijk opdrachtnemer.
Omdat verandering niet in een ivoren toren gebeurt, bouw je actief aan samenwerkingsverbanden met diverse collega’s en stakeholders om werkzaamheden af te stemmen en efficiënt en duurzaam archief- en informatiebeheer te waarborgen. In deze rol krijg je ruimte om mee te denken over nieuwe ontwikkelingen en om initiatief te nemen. De rol kenmerkt zich door een hoge mate van zelfstandigheid, autonomie en bijbehorende verantwoordelijkheden. Je speelt een sleutelrol in de voorbereiding op de nieuwe Archiefwet en de aansluiting op het e-Depot en werkt aan de maatschappelijke relevantie van een betrouwbare overheid door onze informatievoorziening naar een topniveau te tillen.
Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten
De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan PZH.
Producten die moeten o.a. worden gemaakt / opgeleverd:
•
• Visie en roadmap voor de informatiehuishouding en informatietransitie binnen het team implementeren
• Opleidingsplan binnen het team
• Implementatieplan voor aansluiting op het e-Depot
• Implementeren van beleid voor informatiebeheer en archivering
• Governance- en verantwoordelijkheidsmodel voor informatiebeheer
• Meerjarenplan voor verbetering van informatiebeheer binnen het team
Dagtaken:
•
• Ontwikkelen van beleid, visie en langetermijnplannen
• Adviseren van management en stakeholders over koers, risico's en kansen
• Vertalen van organisatiedoelstellingen naar het team
• Bewaken van prestaties, resultaten en doelrealisatie ten behoeve van opgave
• Vertalen van strategie naar concrete plannen, processen en projecten en werkzaamheden
• Coördineren van werkzaamheden tussen teams
• Monitoren van voortgang, kwaliteit en capaciteit
• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbetermaatregelen
Functie-eisen:
G 3.1 (Minimaal) HBO werk/denkniveau blijkend uit relevantie werkervaring
en/of afgeronde studie op een relevant vakgebied zoals het gebied van
informatie- of archiefmanagement of vergelijkbaar;
G 3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare kennis van en ervaring met
informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen.
G 3.3 Aantoonbaar kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur de
DUTO normen;
G 3.4 Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als leidinggevende of coördinator
in een vergelijkbare functie;
G 3.5 Minimaal 6 maanden aantoonbare ervaring in het leiden en meenemen
van teams in een veranderproces
G 3.6 Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, minimaal op C1.
G 3.7 Minimaal 5 jaar ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, zoals een
provincie, gemeente, waterschap of andere overheidsorganisatie. Je begrijpt
hoe bestuurlijke besluitvorming tot stand komt en weet effectief te opereren
binnen complexe stakeholder- en governance vraagstukken.
Inschrijvingseisen (vorm)
I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589’’ In
het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het
aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld,
worden beoordeeld.
I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0002589’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel
pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde
maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde
maximum, niet meegenomen in de beoordeling;
I 3 Vormvereiste Uurtarief: Uurtarief moet ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589’ en apart bijgevoegd worden in tabblad
‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;
Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze
de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.
Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
diensten (41 +43)
aansturen organisatie (71) Solliciteer nu!