Programmasecretaris 40u/w
Volgnummer: 83253
Publicatiedatum: 11-03-2025
Locatie: 'S-GRAVENHAGE
Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 01-04-2025 - 01-04-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 14-03-2025
Job Description
Positie: De positie die hier wordt uitgevraagd wordt al door een inhuurkracht vervuld. De verwachting bestaat dat de huidige inhuurkracht opnieuw voorgedragen zal worden.
Reguliere werkzaamheden:
• Bewaken van de planning
• Voorbereiden van agenda’s (en soms verslaglegging)
• Monitoren van de acties en besluiten
• Verzorgen van HR-management
• Ondersteunen bij resourcemanagement
• Bewaken van de kwaliteit van de algehele bedrijfsvoering
Te leveren producten:
Voor Open op Orde
• Afgeronde volwassenheidsmeting IHH voor rapportage aan de Tweede Kamer
• Inrichten, vullen en bijhouden van het portfoliomanagementtool
• Opmaken van vier (kwartaal) portfoliorapportages
• Ontwikkelen en completeren van IHH-beelden van alle JenV-organisaties
• Organiseren van (twee) Inspiratiemiddagen OoO
• Inrichten van een online samenwerkfunctionaliteit en pagina op Intranet
Voor het Adviesportaal IHH
• Organiseren en faciliteren van (twee) Kennisdagen voor de hele IHH-community
Voor de Commissie Informatie en Openbaarheid JenV
• Ontwikkelen van
- in overleg met de voorzitter te bepalen
- communicatieproducten om de commissie zichtbaarder te maken
Vereiste vaardigheden en verantwoordelijkheden:
• Kandidaat is in staat om randvoorwaarden in orde te maken en projecten op te starten.
• Kandidaat is in staat om risico’s te identificeren, impact te bepalen en mitigerende maatregelen te formuleren en doorvoeren als deze het projectresultaat verstoren.
• Kandidaat is in staat om doelen, wensen, prioriteiten van stakeholders op te halen, deze te vertalen naar concrete doelstellingen en gericht te sturen op realisatie daarvan.
• Kandidaat stelt het doel en eindresultaat van projecten voorop en weet overzicht te houden.
• Kandidaat is zich bewust van de dynamiek, processen en verschillende belangen binnen de betrokken in- en externe organisaties en partijen en stemt aanpak hierop af.
• Kandidaat legt en onderhoudt contacten met, voor de eigen functie en de realisatie van het project en doelstellingen, relevante personen en leveranciers.
• Kandidaat rapporteert over de voortgang van projecten aan diverse stakeholders op verschillende niveaus.
• Kandidaat is in staat om met de programmamanager mee te denken en mee te sturen waar nodig.
• Kandidaat is bekend met het Open op Orde programma, bij voorkeur in relatie tot JenV.
Achtergrond opdracht:
Voor een goede coördinatie vanuit het Kernteam en ter ondersteuning van de Programmamanager is er behoefte aan een Programmasecretaris. De Programmasecretaris is lid van het kernteam en denkt waar nodig mee met de programmamanager Open op Orde. Ook het secretariaat van het Adviesportaal Informatiehuishouding (een voorportaal van de CIO-raad JenV) en van de Commissie Advies Informatie en Openbaarheid JenV zitten in het werkpakket. Naast reguliere werkzaamheden als het bewaken van de planning, voorbereiden van agenda’s (en soms verslaglegging) en monitoren van de acties en besluiten, verzorgen van HR-management en ondersteunen bij resourcemanagement, en het bewaken van de kwaliteit van de algehele bedrijfsvoering, moet een aantal concrete producten worden opgeleverd. Zowel voor het programma, als voor het Adviesportaal Informatiehuishouding en de Commissie Informatie en Openbaarheid JenV.
Functie-eisen:
De kandidaat beschikt over een afgeronde opleiding op HBO/WO niveau.
De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Projectleider/Programmamanagementondersteuner binnen het domein van informatievoorziening, informatie technologie, informatiehuishouding.
De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van multidisciplinaire projectteams, voeren van een professionele bedrijfsvoering en organisatie van bijeenkomsten en events
U heeft een persoonlijke motivatie van de kandidaat toegevoegd waarin hij/zij toelicht waarom zij geschikt is voor deze functie.
De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring binnen het Ministerie van Justitie en Veiligheid.
Wensen:
De kandidaat heeft x jaar aantoonbare en relevante werkervaring als projectleider en/of programmasecretaris.
De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van en het managen van projecten.
Kandidaat heeft x jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsorganisatie of in politiek gevoellige omgevingen. Solliciteer nu!
Duur: 01-04-2025 - 01-04-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 14-03-2025
Job Description
Positie: De positie die hier wordt uitgevraagd wordt al door een inhuurkracht vervuld. De verwachting bestaat dat de huidige inhuurkracht opnieuw voorgedragen zal worden.
Reguliere werkzaamheden:
• Bewaken van de planning
• Voorbereiden van agenda’s (en soms verslaglegging)
• Monitoren van de acties en besluiten
• Verzorgen van HR-management
• Ondersteunen bij resourcemanagement
• Bewaken van de kwaliteit van de algehele bedrijfsvoering
Te leveren producten:
Voor Open op Orde
• Afgeronde volwassenheidsmeting IHH voor rapportage aan de Tweede Kamer
• Inrichten, vullen en bijhouden van het portfoliomanagementtool
• Opmaken van vier (kwartaal) portfoliorapportages
• Ontwikkelen en completeren van IHH-beelden van alle JenV-organisaties
• Organiseren van (twee) Inspiratiemiddagen OoO
• Inrichten van een online samenwerkfunctionaliteit en pagina op Intranet
Voor het Adviesportaal IHH
• Organiseren en faciliteren van (twee) Kennisdagen voor de hele IHH-community
Voor de Commissie Informatie en Openbaarheid JenV
• Ontwikkelen van
- in overleg met de voorzitter te bepalen
- communicatieproducten om de commissie zichtbaarder te maken
Vereiste vaardigheden en verantwoordelijkheden:
• Kandidaat is in staat om randvoorwaarden in orde te maken en projecten op te starten.
• Kandidaat is in staat om risico’s te identificeren, impact te bepalen en mitigerende maatregelen te formuleren en doorvoeren als deze het projectresultaat verstoren.
• Kandidaat is in staat om doelen, wensen, prioriteiten van stakeholders op te halen, deze te vertalen naar concrete doelstellingen en gericht te sturen op realisatie daarvan.
• Kandidaat stelt het doel en eindresultaat van projecten voorop en weet overzicht te houden.
• Kandidaat is zich bewust van de dynamiek, processen en verschillende belangen binnen de betrokken in- en externe organisaties en partijen en stemt aanpak hierop af.
• Kandidaat legt en onderhoudt contacten met, voor de eigen functie en de realisatie van het project en doelstellingen, relevante personen en leveranciers.
• Kandidaat rapporteert over de voortgang van projecten aan diverse stakeholders op verschillende niveaus.
• Kandidaat is in staat om met de programmamanager mee te denken en mee te sturen waar nodig.
• Kandidaat is bekend met het Open op Orde programma, bij voorkeur in relatie tot JenV.
Achtergrond opdracht:
Voor een goede coördinatie vanuit het Kernteam en ter ondersteuning van de Programmamanager is er behoefte aan een Programmasecretaris. De Programmasecretaris is lid van het kernteam en denkt waar nodig mee met de programmamanager Open op Orde. Ook het secretariaat van het Adviesportaal Informatiehuishouding (een voorportaal van de CIO-raad JenV) en van de Commissie Advies Informatie en Openbaarheid JenV zitten in het werkpakket. Naast reguliere werkzaamheden als het bewaken van de planning, voorbereiden van agenda’s (en soms verslaglegging) en monitoren van de acties en besluiten, verzorgen van HR-management en ondersteunen bij resourcemanagement, en het bewaken van de kwaliteit van de algehele bedrijfsvoering, moet een aantal concrete producten worden opgeleverd. Zowel voor het programma, als voor het Adviesportaal Informatiehuishouding en de Commissie Informatie en Openbaarheid JenV.
Functie-eisen:
De kandidaat beschikt over een afgeronde opleiding op HBO/WO niveau.
De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Projectleider/Programmamanagementondersteuner binnen het domein van informatievoorziening, informatie technologie, informatiehuishouding.
De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van multidisciplinaire projectteams, voeren van een professionele bedrijfsvoering en organisatie van bijeenkomsten en events
U heeft een persoonlijke motivatie van de kandidaat toegevoegd waarin hij/zij toelicht waarom zij geschikt is voor deze functie.
De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring binnen het Ministerie van Justitie en Veiligheid.
Wensen:
De kandidaat heeft x jaar aantoonbare en relevante werkervaring als projectleider en/of programmasecretaris.
De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van en het managen van projecten.
Kandidaat heeft x jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsorganisatie of in politiek gevoellige omgevingen. Solliciteer nu!