Documentalist -Cluster ON-Wegen 32u/w
Volgnummer: 83255
Publicatiedatum: 12-03-2025
Locatie: ARNHEM
Standplaats: ARNHEM
Duur: zsm - 31-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 14-03-2025
Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist
• Eisen & wensen
- graag uitschrijven in het CV!
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
• Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV's! Zie onderaan.
Organisatie:
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving:
Het uitvoeren van werkzaamheden op strategisch en uitvoerend niveau op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM) t.b.v. de projecten welke vallen onder het cluster ON-wegen van PPO regio Oost Nederland van Rijkswaterstaat. Het cluster bestaat uit ca. 90 personen en wordt aangestuurd door het programmateam. Onder het ON-wegen cluster vallen 8 lopende contracten en 4 aflopende contracten welke gearchiveerd moeten worden. Daarnaast zijn er ook werkzaamheden op clusterniveau ter ondersteuning van het programmateam.
Werkzaamheden:
• Inventariseren en inrichten van het projectarchief;
• Het inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief van ieder individueel contract en het cluster. Input hiervoor zijn de kaderdocumenten van Rijkswaterstaat;
• Het opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijze document- en informatiemanagement voor het cluster ON-wegen;
• Het verwerken van post- en e-mailverwerking;
• Het verzamelen en aanleveren van de juiste informatie t.b.v. de projectverantwoording aan de manager projectbeheersing;
• Het beheren van het digitale en analoge projectarchief;
• Het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt;
• Het coachen van de projectmedewerkers;
• Het faciliteren en controleren van documentaire informatie-uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase;
• Het gereed maken van het (digitale en papieren) archief ten behoeve van een aanstaande overdracht van het documentbeheer;
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem;
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers;
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB);
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties.
Evaluatie:
• Het periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief;
• Het uitbrengen van een SMART advies voor het maken van de juiste keuzes met betrekking tot DIM;
• Het opstellen van een clusterplan en/of verbeterplan aangaande document- en informatiemanagement;
• Gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen n.a.v. analyses of gesprekken.
Resultaat opdracht:
• Een projectarchief dat actueel, betrouwbaar en compleet is;
• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt;
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering.
Programma’s / systemen:
• MS Office
• SharePoint (Binnen RWS genaamd Connect)
Leiding en toezicht:
Ja.
Meest essentiële competenties:
• Klantgerichtheid
• Hands-on mentaliteit
• Analyseren
• Samenwerken
• Plannen en organiseren
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Didactische vaardigheden
• Proactieve instelling
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid
Eisen:
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar kennis van en werkervaring met de verschillende aspecten van document- en informatie management.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een mbo werk- en denkniveau.
• Kandidaat heeft ruime kennis van SharePoint en MS Office.
• Ervaring met het schrijven van werkinstructies en handreikingen.
Wensen:
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Kennis en ervaring met MS Office en SharePoint.
Bijzonderheden:
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! Solliciteer nu!
Duur: zsm - 31-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 14-03-2025
Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist
• Eisen & wensen
- graag uitschrijven in het CV!
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
• Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV's! Zie onderaan.
Organisatie:
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving:
Het uitvoeren van werkzaamheden op strategisch en uitvoerend niveau op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM) t.b.v. de projecten welke vallen onder het cluster ON-wegen van PPO regio Oost Nederland van Rijkswaterstaat. Het cluster bestaat uit ca. 90 personen en wordt aangestuurd door het programmateam. Onder het ON-wegen cluster vallen 8 lopende contracten en 4 aflopende contracten welke gearchiveerd moeten worden. Daarnaast zijn er ook werkzaamheden op clusterniveau ter ondersteuning van het programmateam.
Werkzaamheden:
• Inventariseren en inrichten van het projectarchief;
• Het inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief van ieder individueel contract en het cluster. Input hiervoor zijn de kaderdocumenten van Rijkswaterstaat;
• Het opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijze document- en informatiemanagement voor het cluster ON-wegen;
• Het verwerken van post- en e-mailverwerking;
• Het verzamelen en aanleveren van de juiste informatie t.b.v. de projectverantwoording aan de manager projectbeheersing;
• Het beheren van het digitale en analoge projectarchief;
• Het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt;
• Het coachen van de projectmedewerkers;
• Het faciliteren en controleren van documentaire informatie-uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase;
• Het gereed maken van het (digitale en papieren) archief ten behoeve van een aanstaande overdracht van het documentbeheer;
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem;
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers;
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB);
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties.
Evaluatie:
• Het periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief;
• Het uitbrengen van een SMART advies voor het maken van de juiste keuzes met betrekking tot DIM;
• Het opstellen van een clusterplan en/of verbeterplan aangaande document- en informatiemanagement;
• Gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen n.a.v. analyses of gesprekken.
Resultaat opdracht:
• Een projectarchief dat actueel, betrouwbaar en compleet is;
• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt;
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering.
Programma’s / systemen:
• MS Office
• SharePoint (Binnen RWS genaamd Connect)
Leiding en toezicht:
Ja.
Meest essentiële competenties:
• Klantgerichtheid
• Hands-on mentaliteit
• Analyseren
• Samenwerken
• Plannen en organiseren
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Didactische vaardigheden
• Proactieve instelling
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid
Eisen:
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar kennis van en werkervaring met de verschillende aspecten van document- en informatie management.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een mbo werk- en denkniveau.
• Kandidaat heeft ruime kennis van SharePoint en MS Office.
• Ervaring met het schrijven van werkinstructies en handreikingen.
Wensen:
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Kennis en ervaring met MS Office en SharePoint.
Bijzonderheden:
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! Solliciteer nu!