Functionaris Informatiehuishouding 36u/w
Volgnummer: 85684
Publicatiedatum: 03-04-2025
Locatie: 'S-GRAVENHAGE
Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 15-04-2025 - 15-11-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 04-04-2025
Organisatie:
Bij BZ zijn wereldwijd ongeveer 5000 medewerkers werkzaam op vertegenwoordigingen in ca. 130 landen. Deze vertegenwoordigingen zijn verbonden in één wereldwijde ICT-infrastructuur bestaande uit diverse informatiesystemen, netwerken en communicatiemiddelen. Binnen BZ zijn een groot aantal IV-taken gebundeld bij de Directie Informatievoorziening en Digital Innovatie (IDI). IDI regisseert o.a. de relatie tussen klanten/opdrachtgevers en leveranciers, met als doel de primaire processen van BZ optimaal te ondersteunen en de medewerkers van BZ zo flexibel mogelijk te laten werken met een eigentijdse, veilige en betrouwbare digitale werkomgeving. Het beheer en onderhoud van de ICT-omgeving (applicaties en techniek) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is uitbesteed aan diverse leveranciers, zowel commerciële marktpartijen als overheidsinstellingen. De IDI-organisatie is verantwoordelijk voor strategische regievoering en ondersteuning van de CIO bij het uitvoeren van zijn (inter-) departementale taken op bestuursniveau alsmede voor tactische regievoering (vraag van projectleiders en directeuren / aanbod van SSC’s en andere externe leveranciers) en operationeel niveau (vraag van verschillende gebruikersgroepen en aanbod van specifieke diensten door derden).
Functieomschrijving
Hij/zij:
• Stelt informatiemanagementplan op: Voor directies/posten het informatiemanagementplan opstellen, waarin de bijzondere afspraken, risico’s en actiepunten ten aanzien van de informatiehuishouding zijn vastgelegd. Verzorgt met directies het opstellen van informatiebeveiligingsdocumenten zoals de privacyimpactanalyses, quick scans en risicoanalyses voor I(CT)-systemen en bedrijfsprocessen die daarmee worden ondersteund. De Functionaris IHH borgt de vaststelling van dit plan door het managementteam en creëert draagvlak voor opvolging van het plan.
• Adviseert management: Adviseert het management van directies/posten over de duurzame inrichting van de informatiehuishouding en een optimale ondersteuning van de processen binnen de organisatie. Ondersteunt de implementatie van adviezen om te komen tot een betere informatiehuishouding. Hierbij kan hij/zij als projectleider fungeren.
• Monitort informatiehuishouding: Monitort de informatiehuishouding van directies/posten, rapporteert over bevindingen en verbetermaatregelen aan het management van directie/post en het hoofd Informatiemanagement (IDI).
• Begeleidt medewerkers: Begeleidt medewerkers bij de verwerking van overheidsinformatie in de BZ systemen, adviseert en coacht medewerkers over de borging van informatie, het actief openbaar maken van documenten en toepassing van privacy- of informatiebeveiligingseisen. Ziet hierin toe dat medewerkers de juiste werkwijze hanteren.
• Realiseert awareness: Realiseert awareness bij medewerkers over het belang van de informatiehuishouding en verzorgt kennissessies over omgang met overheidsinformatie en het gebruik van overheidsinformatie.
• Begeleidt informatieverwerking: Begeleidt en ondersteunt directies/posten bij de informatieverwerking die volgen op informatieverzoeken van burgers, (parlementaire) onderzoekscommissies. Ondersteunt daarbij het organiseren van de informatieverstrekking en is verantwoordelijk voor de totstandkoming van afspraken over het beheer van commissiearchieven. Signaleert veranderingen, knelpunten en innovatiemogelijkheden in de werkzaamheden, geleverde diensten en producten en doet verbetervoorstellen aan het management van IDI.
• Levert bijdragen aan rapportages: Levert bijdragen aan rapportages over de informatiehuishouding aan de departementsleiding en in- en externe toezichthouders.
Achtergrond opdracht
De Functionaris Informatiehuishouding begeleidt het management en medewerkers bij directies/posten in het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding. Hij/Zij adviseert, coacht, ondersteunt en rappelleert medewerkers in alle facetten van de informatiehuishouding. Hiermee ondersteunt de Functionaris Informatiehuishouding de primaire BZ-processen en de borging van democratische, juridische en historische waarden die overheidsinformatie heeft. De Functionaris Informatiehuishouding staat directies/posten met raad en daad in dit speelveld bij, bijvoorbeeld in de inrichting van voorzieningen, dilemma’s tussen openbaarmaking en privacybescherming of informatiebeveiliging.
Contacten
Intern met management en medewerkers van directies/posten.
• Intern met andere dienstonderdelen en extern met ketenpartners en andere departementen om inhoudelijk af te stemmen over de ontwikkeling, implementatie en toepassing van de informatiehuishouding en belangentegenstellingen te overbruggen tussen BZ en ketenpartners.
• Met medewerkers van de BZ-organisatie om informatie uit te wisselen over werkprocessen en de onderlinge samenhang tussen de werkprocessen te borgen.
Functie-eisen:
HBO-opleiding gericht op Informatiemanagement of gerelateerd.
Heeft kennis van (actieve en passieve) openbaarmaking van overheidsinformatie, de AVG en het classificeren van overheidsinformatie, inclusief de processen rond informatiebeveiliging.
Aantoonbare kennis van I(CT)-systemen die de informatiehuishouding ondersteunen, zoals o.a. Microsoft SharePoint.
Kan technologische en maatschappelijke ontwikkelingen met elkaar verbinden en vertalen naar de werkprocessen van directies/posten.
opleiding op het gebied van advisering en ondersteuning informatiemanagement.
Wensen:
Adviesvaardigheden met gevoel voor organisatieontwikkelingen.
Kan projecten leiden en deze in samenwerking met de opdrachtgever succesvol afronden.
Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen.
Relevante wet- en regelgeving op het gebied van de informatiehuishouding.
De Functionaris Informatiehuishouding werkt aan het doel van de kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding van BZ. Solliciteer nu!
Duur: 15-04-2025 - 15-11-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 04-04-2025
Organisatie:
Bij BZ zijn wereldwijd ongeveer 5000 medewerkers werkzaam op vertegenwoordigingen in ca. 130 landen. Deze vertegenwoordigingen zijn verbonden in één wereldwijde ICT-infrastructuur bestaande uit diverse informatiesystemen, netwerken en communicatiemiddelen. Binnen BZ zijn een groot aantal IV-taken gebundeld bij de Directie Informatievoorziening en Digital Innovatie (IDI). IDI regisseert o.a. de relatie tussen klanten/opdrachtgevers en leveranciers, met als doel de primaire processen van BZ optimaal te ondersteunen en de medewerkers van BZ zo flexibel mogelijk te laten werken met een eigentijdse, veilige en betrouwbare digitale werkomgeving. Het beheer en onderhoud van de ICT-omgeving (applicaties en techniek) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is uitbesteed aan diverse leveranciers, zowel commerciële marktpartijen als overheidsinstellingen. De IDI-organisatie is verantwoordelijk voor strategische regievoering en ondersteuning van de CIO bij het uitvoeren van zijn (inter-) departementale taken op bestuursniveau alsmede voor tactische regievoering (vraag van projectleiders en directeuren / aanbod van SSC’s en andere externe leveranciers) en operationeel niveau (vraag van verschillende gebruikersgroepen en aanbod van specifieke diensten door derden).
Functieomschrijving
Hij/zij:
• Stelt informatiemanagementplan op: Voor directies/posten het informatiemanagementplan opstellen, waarin de bijzondere afspraken, risico’s en actiepunten ten aanzien van de informatiehuishouding zijn vastgelegd. Verzorgt met directies het opstellen van informatiebeveiligingsdocumenten zoals de privacyimpactanalyses, quick scans en risicoanalyses voor I(CT)-systemen en bedrijfsprocessen die daarmee worden ondersteund. De Functionaris IHH borgt de vaststelling van dit plan door het managementteam en creëert draagvlak voor opvolging van het plan.
• Adviseert management: Adviseert het management van directies/posten over de duurzame inrichting van de informatiehuishouding en een optimale ondersteuning van de processen binnen de organisatie. Ondersteunt de implementatie van adviezen om te komen tot een betere informatiehuishouding. Hierbij kan hij/zij als projectleider fungeren.
• Monitort informatiehuishouding: Monitort de informatiehuishouding van directies/posten, rapporteert over bevindingen en verbetermaatregelen aan het management van directie/post en het hoofd Informatiemanagement (IDI).
• Begeleidt medewerkers: Begeleidt medewerkers bij de verwerking van overheidsinformatie in de BZ systemen, adviseert en coacht medewerkers over de borging van informatie, het actief openbaar maken van documenten en toepassing van privacy- of informatiebeveiligingseisen. Ziet hierin toe dat medewerkers de juiste werkwijze hanteren.
• Realiseert awareness: Realiseert awareness bij medewerkers over het belang van de informatiehuishouding en verzorgt kennissessies over omgang met overheidsinformatie en het gebruik van overheidsinformatie.
• Begeleidt informatieverwerking: Begeleidt en ondersteunt directies/posten bij de informatieverwerking die volgen op informatieverzoeken van burgers, (parlementaire) onderzoekscommissies. Ondersteunt daarbij het organiseren van de informatieverstrekking en is verantwoordelijk voor de totstandkoming van afspraken over het beheer van commissiearchieven. Signaleert veranderingen, knelpunten en innovatiemogelijkheden in de werkzaamheden, geleverde diensten en producten en doet verbetervoorstellen aan het management van IDI.
• Levert bijdragen aan rapportages: Levert bijdragen aan rapportages over de informatiehuishouding aan de departementsleiding en in- en externe toezichthouders.
Achtergrond opdracht
De Functionaris Informatiehuishouding begeleidt het management en medewerkers bij directies/posten in het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding. Hij/Zij adviseert, coacht, ondersteunt en rappelleert medewerkers in alle facetten van de informatiehuishouding. Hiermee ondersteunt de Functionaris Informatiehuishouding de primaire BZ-processen en de borging van democratische, juridische en historische waarden die overheidsinformatie heeft. De Functionaris Informatiehuishouding staat directies/posten met raad en daad in dit speelveld bij, bijvoorbeeld in de inrichting van voorzieningen, dilemma’s tussen openbaarmaking en privacybescherming of informatiebeveiliging.
Contacten
Intern met management en medewerkers van directies/posten.
• Intern met andere dienstonderdelen en extern met ketenpartners en andere departementen om inhoudelijk af te stemmen over de ontwikkeling, implementatie en toepassing van de informatiehuishouding en belangentegenstellingen te overbruggen tussen BZ en ketenpartners.
• Met medewerkers van de BZ-organisatie om informatie uit te wisselen over werkprocessen en de onderlinge samenhang tussen de werkprocessen te borgen.
Functie-eisen:
HBO-opleiding gericht op Informatiemanagement of gerelateerd.
Heeft kennis van (actieve en passieve) openbaarmaking van overheidsinformatie, de AVG en het classificeren van overheidsinformatie, inclusief de processen rond informatiebeveiliging.
Aantoonbare kennis van I(CT)-systemen die de informatiehuishouding ondersteunen, zoals o.a. Microsoft SharePoint.
Kan technologische en maatschappelijke ontwikkelingen met elkaar verbinden en vertalen naar de werkprocessen van directies/posten.
opleiding op het gebied van advisering en ondersteuning informatiemanagement.
Wensen:
Adviesvaardigheden met gevoel voor organisatieontwikkelingen.
Kan projecten leiden en deze in samenwerking met de opdrachtgever succesvol afronden.
Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen.
Relevante wet- en regelgeving op het gebied van de informatiehuishouding.
De Functionaris Informatiehuishouding werkt aan het doel van de kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding van BZ. Solliciteer nu!