Secretaris -Secretaris IPLO-werkzaamheden 32u/w
Volgnummer: 92526
Publicatiedatum: 12-06-2025
Locatie: RIJSWIJK
Standplaats: RIJSWIJK
Duur: zsm - 30-06-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 17-06-2025
Opdrachtomschrijving
Als spin in het web zorg je voor structuur en kaders en ondersteun je de IPLO-organisatie. Je denkt mee (en vooruit) met de coördinator van IPLO, de liaison en de vakgroep coördinatoren. Je weet wat er speelt en acteert als sparringpartner voor de IPLO-coördinator en andere stakeholders.
Werkzaamheden
• Je bereidt vergaderingen en besluitvorming voor en zorgt voor de verslaglegging van acties en besluiten.
• Je hebt overzicht over lopende acties en afhankelijkheden en haalt proactief de status van acties op.
• Je houdt de voortgang van projectactiviteiten en verbeteracties bij en draagt bij aan de inhoudelijke (kwartaal) voortgangsrapportages.
• Je weet wat er speelt binnen IPLO en bij onze partners. Je houdt vinger aan de pols bij de coördinatoren, leden van de stuurgroep, en de klankbordgroep. In die rol ben je de rechterhand van de coördinator.
• Je bereidt de stuurgroep voor en zorgt dat de stukken tijdig en inhoudelijk afgestemd bij de stuurgroep leden komen. Idem voor vakgroep-coördinatorenoverleg.
• Als secretaris van de klankbordgroep bereid je samen met de liaison en de opdrachtgever de vergaderingen (3 maal per jaar) voor en zorg je voor de noodzakelijke verslaglegging. Je haalt vooraf input op bij de klankbordgroep leden bij de verschillende ministeries.
• Samen met de vraagcoördinator werk je aan het uniformeren van processen, waar nuttig, en kijk je waar deze beter en/of efficiënter kunnen.
• Je hebt een verbindende rol en hebt contact met de verschillende afdelingen waar IPLO-ers vandaan komen. Op die manier draag je bij aan betere samenwerking.
• Je denkt mee over en draagt bij aan de uitwerking en realisatie van de strategie IPLO 2030.
Resultaat opdracht
Jouw inzet resulteert in een optimale uitvoering van de IPLO-werkzaamheden. Opdrachtgevers voelen zich betrokken bij de uitvoering van IPLO. Door jouw inspanningen als secretaris zijn ze op de hoogte en kunnen ze geïnformeerde keuzes maken. Intern zorg je voor rust door korte en bondige verslaglegging en iedereen goed zicht te geven op lopende (ontwikkel-)acties en de status daarvan. Collega’s weten dat ze bij jou terecht kunnen voor de laatste stand van zaken op het gebied van planning en projectbeheersing.
Leiding en toezicht
Ja
Meest essentiële competenties
• Je bent iemand die zich graag wilt ontwikkelen, initiatief neemt en flexibel is en vol met positieve energie zit.
• Jij beschikt over een zelfstandige en proactieve werkhouding en werkt graag samen in een team.
• Met een praktische en nuchtere instelling pak jij zaken op een systematische en ordelijke manier aan.
• Je haalt energie uit het samenwerken met inhoudelijk gedreven professionals.
• Het is voor de secretaris belangrijk zelfstartend te zijn, voldoende mensenkennis te hebben en communicatief vaardig te zijn.
Eisen
• Kandidaat beschikt over minimaal 1 jaar kennis van en (werk-)ervaring met projectplanning, -organisatie en projectbeheersing.
• Kandidaat beschikt over goede mondelinge én schriftelijke vaardigheden, in het Nederlands.
Wensen
• Mate waarin de kandidaat beschikt over kennis van en ervaring met toepassen van vernieuwende technieken en methodieken en werkvormen om anderen te stimuleren mee te doen.
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden: Je legt makkelijk verbinding met en tussen verschillende mensen en organisaties/organisatieonderdelen.
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden: Proactief: zelfstandig aan de slag, snel productief en resultaatgericht.
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met gestructureerd werken (in een veranderende omgeving).
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met gebruik van innovatieve tools in de projectondersteuning, waaronder AI-tooling.
Bijzonderheden
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding.
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!). Solliciteer nu!
Duur: zsm - 30-06-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 17-06-2025
Opdrachtomschrijving
Als spin in het web zorg je voor structuur en kaders en ondersteun je de IPLO-organisatie. Je denkt mee (en vooruit) met de coördinator van IPLO, de liaison en de vakgroep coördinatoren. Je weet wat er speelt en acteert als sparringpartner voor de IPLO-coördinator en andere stakeholders.
Werkzaamheden
• Je bereidt vergaderingen en besluitvorming voor en zorgt voor de verslaglegging van acties en besluiten.
• Je hebt overzicht over lopende acties en afhankelijkheden en haalt proactief de status van acties op.
• Je houdt de voortgang van projectactiviteiten en verbeteracties bij en draagt bij aan de inhoudelijke (kwartaal) voortgangsrapportages.
• Je weet wat er speelt binnen IPLO en bij onze partners. Je houdt vinger aan de pols bij de coördinatoren, leden van de stuurgroep, en de klankbordgroep. In die rol ben je de rechterhand van de coördinator.
• Je bereidt de stuurgroep voor en zorgt dat de stukken tijdig en inhoudelijk afgestemd bij de stuurgroep leden komen. Idem voor vakgroep-coördinatorenoverleg.
• Als secretaris van de klankbordgroep bereid je samen met de liaison en de opdrachtgever de vergaderingen (3 maal per jaar) voor en zorg je voor de noodzakelijke verslaglegging. Je haalt vooraf input op bij de klankbordgroep leden bij de verschillende ministeries.
• Samen met de vraagcoördinator werk je aan het uniformeren van processen, waar nuttig, en kijk je waar deze beter en/of efficiënter kunnen.
• Je hebt een verbindende rol en hebt contact met de verschillende afdelingen waar IPLO-ers vandaan komen. Op die manier draag je bij aan betere samenwerking.
• Je denkt mee over en draagt bij aan de uitwerking en realisatie van de strategie IPLO 2030.
Resultaat opdracht
Jouw inzet resulteert in een optimale uitvoering van de IPLO-werkzaamheden. Opdrachtgevers voelen zich betrokken bij de uitvoering van IPLO. Door jouw inspanningen als secretaris zijn ze op de hoogte en kunnen ze geïnformeerde keuzes maken. Intern zorg je voor rust door korte en bondige verslaglegging en iedereen goed zicht te geven op lopende (ontwikkel-)acties en de status daarvan. Collega’s weten dat ze bij jou terecht kunnen voor de laatste stand van zaken op het gebied van planning en projectbeheersing.
Leiding en toezicht
Ja
Meest essentiële competenties
• Je bent iemand die zich graag wilt ontwikkelen, initiatief neemt en flexibel is en vol met positieve energie zit.
• Jij beschikt over een zelfstandige en proactieve werkhouding en werkt graag samen in een team.
• Met een praktische en nuchtere instelling pak jij zaken op een systematische en ordelijke manier aan.
• Je haalt energie uit het samenwerken met inhoudelijk gedreven professionals.
• Het is voor de secretaris belangrijk zelfstartend te zijn, voldoende mensenkennis te hebben en communicatief vaardig te zijn.
Eisen
• Kandidaat beschikt over minimaal 1 jaar kennis van en (werk-)ervaring met projectplanning, -organisatie en projectbeheersing.
• Kandidaat beschikt over goede mondelinge én schriftelijke vaardigheden, in het Nederlands.
Wensen
• Mate waarin de kandidaat beschikt over kennis van en ervaring met toepassen van vernieuwende technieken en methodieken en werkvormen om anderen te stimuleren mee te doen.
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden: Je legt makkelijk verbinding met en tussen verschillende mensen en organisaties/organisatieonderdelen.
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden: Proactief: zelfstandig aan de slag, snel productief en resultaatgericht.
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met gestructureerd werken (in een veranderende omgeving).
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met gebruik van innovatieve tools in de projectondersteuning, waaronder AI-tooling.
Bijzonderheden
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding.
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!). Solliciteer nu!