Adviseur -Contractsecretaris 36u/w
Volgnummer: 95374
Publicatiedatum: 11-07-2025
Locatie: UTRECHT
Standplaats: UTRECHT
Duur: 01-08-2025 - 31-07-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 14-07-2025
Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Contractsecretaris. LET OP:
• Geen ZZP Toegestaan op deze rol
• Rol is op RWS Project Locaties Vianen, Kantoor Utrecht en Hybride
• 36 uur
• Eisen & wensen
- graag uitschrijven in het CV!
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV's! Zie onderaan.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
A27 Houten
- Hooipolder
Het project A27 Houten-Hooipolder (A27HH) betreft de verbreding van de rijksweg A27 tussen aansluiting Houten en knooppunt Hooipolder. Dit is een traject van circa 47 kilometer, waarover circa 24 kilometer aan spitsstroken zal worden gerealiseerd. Het project wordt daarnaast gekenmerkt door vier grote vaarwegkruisingen en een groot aantal interne en externe (bestuurlijke) stakeholders. Het totale project is gegund op basis van twee afzonderlijke GWW realisatiecontracten. Deze opdracht betreft een rol binnen het noordelijke contract van de A27 Houten Hooipolder. Voor meer informatie over het project zie de website: Rijkswaterstaat
Feiten en cijfers contract A27 Houten
- Hooipolder:
•
• 42 kilometer snelweg, extra rij- en spitsstroken op slappe ondergrond
• 4 nieuwe bruggen, 2 bruggen amoveren
• Groot aantal kleinere kunstwerken (ca 55 stuks)
• Veel partners: o.a. 2 provincies, 2 waterschappen, een groot aantal gemeenten (5 direct aanliggend) en ProRail
• Intern RWS 3 regio’s en 3 verkeerscentrales
• 510 (290 vooraf) verleggingen K&L
Twee-fasen aanpak
Rijkswaterstaat werkt samen met de markt aan een vitale infrasector. Zo werken we bij de A27HH volgens het twee-fasen proces. Dit houdt in dat we voor de meest risicovolle of onzekere delen van de bouwfase pas een prijs vaststellen nadat het definitief ontwerp gereed is. In deze periode werken we samen met de opdrachtnemer het ontwerp en bouwplan voor deze delen verder uit: zodat de risico’s beter zijn in te schatten en een beter inschatting van de prijs tot stand kan worden gedaan.
Resultaat opdracht
Als contractsecretaris ben je werkzaam in het team Contractmanagement (noord) van het project A27HH en heb je interactie met de marktpartijen die van toepassing zijn op contract Noord en met de interne RWS projectorganisatie. Als contractteamlid zorg jij ervoor dat één van de vijf hoofdtaken van contractbeheersing, te weten het toetsen en accepteren van documenten, op een overzichtelijke en professionele kan plaatsvinden door het projectteam A27 Noord. Dit betekent dat:
• Je zorgt voor orde en structuur in de documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. De documenten zijn de producten die Opdrachtnemer conform de overeenkomst moet opleveren. Hiertoe ben je in staat doordat je bekend bent en ervaring hebt met de GWW sector, UAV-GC contracten en realisatieprojecten.
• Je beoordeelt wie op de hoogte moet worden gesteld van ingekomen documenten, controleert of de documenten aan de contractuele kwaliteitseisen voldoen, of zet dit uit ter toetsing, en bewaakt of reactie termijnen en deadlines worden gehaald.
• In samenwerking met het contractteam zorg je dat de Opdrachtgever de overeengekomen termijnen behaalt en spreekt, indien nodig, de projectteamleden hier tijdig op aan.
• Er is vierwekelijks een Project overleg met IPM-rolhouders van Opdrachtgever (OG) en Opdrachtnemer (ON). Dit overleg wordt genotuleerd door het secretariaat, bij afwezigheid van het secretariaat door bijvoorbeeld vakantie of ziekte neem je deze taak over en zorg je dat de notulen en besluitenlijst door partijen geaccepteerd worden.
Binnen het project is een documentalist voor het hele project aanwezig die verantwoordelijk is voor de werking van het Document Management Systeem (Connect – SharePoint omgeving). De documentalist ondersteunt alle projectteamleden bij het gebruik van Connect. Deze taken behoren nadrukkelijk niet tot het werk van de Contractsecretaris. Tevens is een Adviseur Systems Engineering bij het project betrokken die verantwoordelijk is voor de inrichting en werking van GRIP (Relatics). Ook die werkzaamheden behoren niet tot het takenpakket van de gezochte functionaris.
Taken:
•
• Juist verwerken van gegevens/documenten in systemen van formele communicatie die door Opdrachtnemers worden aangeleverd;
• Zorgen voor juiste verspreiding van ontvangen documenten intern RWS;
• Versturen en archiveren van formele communicatie door Opdrachtgever;
• Kanaliseren van formele communicatie richting Opdrachtgever, zoals formele brieven en toetsing, maar ook geaccordeerde wensen vanuit stakeholders en dergelijke;
• Contractteamleden coachen in het archiveren van gegevens in de systemen;
• Bewaken van deadlines en reactie termijnen van verstuurde en ontvangen documenten;
• Kanaliseren van formele communicatie richting Opdrachtnemers (ViSi);
• Opstellen agenda’s Project overleggen;
• Verslaglegging van Project overleggen;
Leiding en toezicht
Ja
De meest essentiële competenties zijn:
•
• Taakgericht en accuraat;
• Betrouwbaar;
• Geordend, planmatig werken;
• Proactief;
• Organisatie-sensitief;
Eisen
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde hbo-opleiding
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar gewerkt aan multidisciplinaire projecten in de GWW-sector met een minimale omvang van 15 miljoen Euro.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van documentmanagement.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar kennis en ervaring met het werken in GRIP (Relatics) en een Document Management Systeem.
Wensen
• De aangeboden kandidaat heeft werkervaring binnen een contractteam aan opdrachtgeverszijde in de GWW-sector
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als contract secretaris of als contractadviseur in de GWW
• De aangeboden kandidaat heeft werkervaring aan opdrachtgevers zijde van Rijksoverheid.
• De kandidaat is in het bezit van een VCA-certificaat 'Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCU' (VOL-VCA). Toelichting: Geldige diploma’s dragen het VCA/VCU-logo, de vermelding ‘Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCA’, de naam van het Examencentrum VCA, kandidaat naam, geboortedatum en VCA diplomanummer. Bij het niet benoemen van VCA gegevens in het CV van de kandidaat en hierdoor de verificatie in het Centraal Diploma Register (CDR) https://www.vca.ssvv.nl niet kan plaatsvinden zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
•
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).
Functie-eisen:
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde hbo-opleiding
De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar gewerkt aan multidisciplinaire projecten in de GWW-sector met een minimale omvang van 15 miljoen Euro.
De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van documentmanagement.
De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar kennis en ervaring met het werken in GRIP (Relatics) en een Document Management Systeem.
Wensen:
De aangeboden kandidaat heeft werkervaring binnen een contractteam aan opdrachtgeverszijde in de GWW-sector
De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als contract secretaris of als contractadviseur in de GWW
De aangeboden kandidaat heeft werkervaring aan opdrachtgevers zijde van Rijksoverheid.
De kandidaat is in het bezit van een VCA-certificaat 'Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCU' (VOL-VCA). Solliciteer nu!
Duur: 01-08-2025 - 31-07-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 14-07-2025
Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Contractsecretaris. LET OP:
• Geen ZZP Toegestaan op deze rol
• Rol is op RWS Project Locaties Vianen, Kantoor Utrecht en Hybride
• 36 uur
• Eisen & wensen
- graag uitschrijven in het CV!
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV's! Zie onderaan.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
A27 Houten
- Hooipolder
Het project A27 Houten-Hooipolder (A27HH) betreft de verbreding van de rijksweg A27 tussen aansluiting Houten en knooppunt Hooipolder. Dit is een traject van circa 47 kilometer, waarover circa 24 kilometer aan spitsstroken zal worden gerealiseerd. Het project wordt daarnaast gekenmerkt door vier grote vaarwegkruisingen en een groot aantal interne en externe (bestuurlijke) stakeholders. Het totale project is gegund op basis van twee afzonderlijke GWW realisatiecontracten. Deze opdracht betreft een rol binnen het noordelijke contract van de A27 Houten Hooipolder. Voor meer informatie over het project zie de website: Rijkswaterstaat
Feiten en cijfers contract A27 Houten
- Hooipolder:
•
• 42 kilometer snelweg, extra rij- en spitsstroken op slappe ondergrond
• 4 nieuwe bruggen, 2 bruggen amoveren
• Groot aantal kleinere kunstwerken (ca 55 stuks)
• Veel partners: o.a. 2 provincies, 2 waterschappen, een groot aantal gemeenten (5 direct aanliggend) en ProRail
• Intern RWS 3 regio’s en 3 verkeerscentrales
• 510 (290 vooraf) verleggingen K&L
Twee-fasen aanpak
Rijkswaterstaat werkt samen met de markt aan een vitale infrasector. Zo werken we bij de A27HH volgens het twee-fasen proces. Dit houdt in dat we voor de meest risicovolle of onzekere delen van de bouwfase pas een prijs vaststellen nadat het definitief ontwerp gereed is. In deze periode werken we samen met de opdrachtnemer het ontwerp en bouwplan voor deze delen verder uit: zodat de risico’s beter zijn in te schatten en een beter inschatting van de prijs tot stand kan worden gedaan.
Resultaat opdracht
Als contractsecretaris ben je werkzaam in het team Contractmanagement (noord) van het project A27HH en heb je interactie met de marktpartijen die van toepassing zijn op contract Noord en met de interne RWS projectorganisatie. Als contractteamlid zorg jij ervoor dat één van de vijf hoofdtaken van contractbeheersing, te weten het toetsen en accepteren van documenten, op een overzichtelijke en professionele kan plaatsvinden door het projectteam A27 Noord. Dit betekent dat:
• Je zorgt voor orde en structuur in de documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. De documenten zijn de producten die Opdrachtnemer conform de overeenkomst moet opleveren. Hiertoe ben je in staat doordat je bekend bent en ervaring hebt met de GWW sector, UAV-GC contracten en realisatieprojecten.
• Je beoordeelt wie op de hoogte moet worden gesteld van ingekomen documenten, controleert of de documenten aan de contractuele kwaliteitseisen voldoen, of zet dit uit ter toetsing, en bewaakt of reactie termijnen en deadlines worden gehaald.
• In samenwerking met het contractteam zorg je dat de Opdrachtgever de overeengekomen termijnen behaalt en spreekt, indien nodig, de projectteamleden hier tijdig op aan.
• Er is vierwekelijks een Project overleg met IPM-rolhouders van Opdrachtgever (OG) en Opdrachtnemer (ON). Dit overleg wordt genotuleerd door het secretariaat, bij afwezigheid van het secretariaat door bijvoorbeeld vakantie of ziekte neem je deze taak over en zorg je dat de notulen en besluitenlijst door partijen geaccepteerd worden.
Binnen het project is een documentalist voor het hele project aanwezig die verantwoordelijk is voor de werking van het Document Management Systeem (Connect – SharePoint omgeving). De documentalist ondersteunt alle projectteamleden bij het gebruik van Connect. Deze taken behoren nadrukkelijk niet tot het werk van de Contractsecretaris. Tevens is een Adviseur Systems Engineering bij het project betrokken die verantwoordelijk is voor de inrichting en werking van GRIP (Relatics). Ook die werkzaamheden behoren niet tot het takenpakket van de gezochte functionaris.
Taken:
•
• Juist verwerken van gegevens/documenten in systemen van formele communicatie die door Opdrachtnemers worden aangeleverd;
• Zorgen voor juiste verspreiding van ontvangen documenten intern RWS;
• Versturen en archiveren van formele communicatie door Opdrachtgever;
• Kanaliseren van formele communicatie richting Opdrachtgever, zoals formele brieven en toetsing, maar ook geaccordeerde wensen vanuit stakeholders en dergelijke;
• Contractteamleden coachen in het archiveren van gegevens in de systemen;
• Bewaken van deadlines en reactie termijnen van verstuurde en ontvangen documenten;
• Kanaliseren van formele communicatie richting Opdrachtnemers (ViSi);
• Opstellen agenda’s Project overleggen;
• Verslaglegging van Project overleggen;
Leiding en toezicht
Ja
De meest essentiële competenties zijn:
•
• Taakgericht en accuraat;
• Betrouwbaar;
• Geordend, planmatig werken;
• Proactief;
• Organisatie-sensitief;
Eisen
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde hbo-opleiding
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar gewerkt aan multidisciplinaire projecten in de GWW-sector met een minimale omvang van 15 miljoen Euro.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van documentmanagement.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar kennis en ervaring met het werken in GRIP (Relatics) en een Document Management Systeem.
Wensen
• De aangeboden kandidaat heeft werkervaring binnen een contractteam aan opdrachtgeverszijde in de GWW-sector
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als contract secretaris of als contractadviseur in de GWW
• De aangeboden kandidaat heeft werkervaring aan opdrachtgevers zijde van Rijksoverheid.
• De kandidaat is in het bezit van een VCA-certificaat 'Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCU' (VOL-VCA). Toelichting: Geldige diploma’s dragen het VCA/VCU-logo, de vermelding ‘Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCA’, de naam van het Examencentrum VCA, kandidaat naam, geboortedatum en VCA diplomanummer. Bij het niet benoemen van VCA gegevens in het CV van de kandidaat en hierdoor de verificatie in het Centraal Diploma Register (CDR) https://www.vca.ssvv.nl niet kan plaatsvinden zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
•
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).
Functie-eisen:
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde hbo-opleiding
De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar gewerkt aan multidisciplinaire projecten in de GWW-sector met een minimale omvang van 15 miljoen Euro.
De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van documentmanagement.
De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar kennis en ervaring met het werken in GRIP (Relatics) en een Document Management Systeem.
Wensen:
De aangeboden kandidaat heeft werkervaring binnen een contractteam aan opdrachtgeverszijde in de GWW-sector
De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als contract secretaris of als contractadviseur in de GWW
De aangeboden kandidaat heeft werkervaring aan opdrachtgevers zijde van Rijksoverheid.
De kandidaat is in het bezit van een VCA-certificaat 'Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCU' (VOL-VCA). Solliciteer nu!